3 ý tưởng để làm cho công việc của bạn trở nên hiệu quả hơn!

3 y tuong de lam cho cong viec cua ban tro nen hieu qua hon

“Nâng cao hiệu quả công việc” là yêu cầu bắt buộc trong mọi ngành, nghề. Làm thế nào bạn có thể đạt được nhiều kết quả hơn trong thời gian ngắn hơn? Bài viết này giới thiệu những ý tưởng giúp bạn nâng cao hiệu suất công việc. Hãy đọc và tìm ra phương pháp phù hợp với mình để làm cho công việc của bạn hiệu quả hơn!

Ý tưởng 1: Lên kế hoạch từng bước

1. Chuẩn bị buổi sáng

Chìa khóa để có một ngày làm việc suôn sẻ là cách dành thời gian buổi sáng. Nếu bạn bắt đầu làm việc một cách lung tung mà không có sự chuẩn bị đầy đủ, bạn rất dễ để xảy ra sự chậm trễ và sai sót trong công việc. Trước khi bắt đầu công việc hãy làm những việc này:

• Một cái nhìn toàn cảnh về quy trình làm việc hàng ngày
• Viết danh sách việc cần làm vào sổ tay của bạn (Todo list)
• Uống cà phê
• Vận động thư giản cơ thể
• Mở to miệng và thả lỏng cơ mặt
• Nghe nhạc để cảm thấy tốt hơn
Hãy chuẩn bị một cách cẩn thận. Trước hết, tại sao bạn không thử dậy sớm hơn 10 phút?

2. Lập kế hoạch phù hợp với năng suất

Năng suất phụ thuộc vào thời gian trong ngày và các ngày trong tuần.

Thời gian làm việc hiệu quả nhất là vào buổi sáng khi não và cơ thể bạn chưa mệt mỏi. Làm những công việc đặc biệt quan trọng hoặc cần sự tập trung cao độ vào buổi sáng. Ngược lại, thời gian năng suất thấp nhất là ngay sau bữa trưa và buổi tối. Tránh làm công việc quan trọng càng nhiều càng tốt và làm những việc không quan trọng cho lắm, chẳng hạn như sắp xếp tài liệu và sao chép.

Ngày trong tuần khi năng suất cao nhất là Thứ Ba. Điều này là do rất khó để bắt đầu vào thứ Hai sau ngày nghỉ, nhưng công việc vào các ngày trong tuần chồng chất lên nhau, sự mệt mỏi càng tăng lên. Chúng tôi khuyên bạn nên đặt các cuộc đàm phán kinh doanh và kinh doanh quan trọng vào Thứ Ba càng nhiều càng tốt. Ngược lại, năng suất rất có thể sẽ giảm vào thứ Năm. Điều này là do sự mệt mỏi tích tụ vào nửa sau của tuần.

Khi cân nhắc sắp xếp công việc, hãy xem xét đặc điểm của từng múi giờ và ngày trong tuần.

◆ Năng suất cao vào buổi sáng và thứ 3
→ Công việc quan trọng, tập trung cao độ, không thể bỏ qua sai sót.
◆ Năng suất thấp ngay sau bữa trưa, buổi tối & thứ Năm
→ Công việc ít quan trọng, công việc không cần tập trung, các cuộc hẹn

Sắp xếp công việc

Để hợp lý hóa công việc của bạn, hãy cùng nhau thực hiện những nhiệm vụ tương tự .

Bạn có trả lời mỗi khi bạn nhận được một email hoặc kiểm tra hộp thư đến của bạn hàng chục phút một lần? Điều này có thể dẫn đến việc kinh doanh thường xuyên bị gián đoạn và mất nhiều thời gian.

Khuyến nghị là để quyết định thời gian của thư từ qua email . Ví dụ, ba lần ngay sau khi bắt đầu làm việc, sau khi ăn trưa và trước khi kết thúc công việc. Bạn không chỉ có thể giảm thời gian lãng phí mà còn có thể tránh bỏ sót câu trả lời.

Bỏ qua các yếu tố tầm thường

Có những nhiệm vụ quan trọng mà bạn nên hướng tới trên thang điểm 100, và 60 điểm là đủ. Nếu bạn cố gắng hoàn thành “công việc tốt với 60 điểm” một cách hoàn hảo, bạn có thể bỏ bê một công việc thực sự quan trọng.

Ý tưởng 2: Sử dụng các thủ thuật máy tính cá nhân

Đặc biệt nếu bạn muốn hợp lý hóa công việc văn phòng, cải thiện kỹ năng vận hành máy tính và tăng tốc công việc của mình.
1. Sử dụng các phím tắt
Hãy tìm hiểu và ghi vào một tờ giấy note dán ngay bàn làm việc của mình. Không cần phải học thuộc, khi bạn thực hiện nhiều lần bạn sẽ tiếp thu nó một cách tự nhiên.
Nếu bạn thành thạo các phím tắt, bạn có thể vận hành máy tính của mình một cách nhanh chóng. Có rất nhiều cơ hội để sử dụng nó.
Dưới đây là tổng hợp các phím tắt từ cơ bản đến nâng cao.

Tạo mới, chỉnh sửa, lưu văn bản
Ctrl + N tạo mới một tài liệu
Ctrl + O mở tài liệu
Ctrl + S Lưu tài liệu
Ctrl + C sao chép văn bản
Ctrl + X cắt nội dung đang chọn
Ctrl + V dán văn bản
Ctrl + F bật hộp thoại tìm kiếm
Ctrl + H bật hộp thoại thay thế
Ctrl + P Bật hộp thoại in ấn
Ctrl + Z hoàn trả tình trạng của văn bản trước khi thực hiện lệnh cuối cùng
Ctrl + Y phục hội hiện trạng của văn bản trước khi thực hiện lệnh Ctrl + Z
Ctrl + F4 , Ctrl + W, Alt + F4 đóng văn bản, đóng cửa sổ Ms Word

Định dạng
Ctrl + B Định dạng in đậm
Ctrl + D Mở hộp thoại định dạng font chữ
Ctrl + I Định dạng in nghiêng
Ctrl + U Định dạng gạch chân

Sao chép định dạng
Ctrl + Shift + C Sao chép định dạng vùng dữ liệu đang có định dạng cần sao chép
Ctrl + Shift + V Dán định định dạng đã sao chép vào vùng dữ liệu đang chọn

Làm việc với bảng biểu
Tab di chuyển tới và chọn nội dung của ô kế tiếp. Hoặc tạo 1 dòng mới nếu đang đứng ở ô cuối cùng của bảng
Shift + Tab di chuyển tới và chọn nội dung của ô liền kế trước nó
Nhấn giữ phím Shift + các phím mũi tên để chọn nội dung của các ô
Ctrl + Shift + F8 + Các phím mũi tên mở rộng vùng chọn theo từng khối
Shift + F8 giảm kích thước vùng chọn theo từng khối
Ctrl + 5 (khi đèn Num Lock tắt) chọn nội dung cho toàn bộ bảng
Alt + Home về ô đầu tiên của dòng hiện tại
Alt + End về ô cuối cùng của dòng hiện tại
Alt + Page up về ô đầu tiên của cột
Alt + Page down về ô cuối cùng của cột
Mũi tên lên Lên trên một dòng
Mũi tên xuống xuống dưới một dòng

Các phím F
F1 trợ giúp
F2 di chuyển văn bản hoặc hình ảnh. (Chọn hình ảnh, nhấn F2, kích chuột vào nơi đến, nhấn Enter
F3 chèn chữ tự động (tương ứng với menu Insert – AutoText)
F4 lặp lại hành động gần nhất
F5 thực hiện lệnh Goto (tương ứng với menu Edit – Goto)
F6 di chuyển đến panel hoặc frame kế tiếp
F7 thực hiện lệnh kiểm tra chính tả (tương ứng menu Tools – Spellings and Grammars)
F8 mở rộng vùng chọn
F9 cập nhật cho những trường đang chọn
F10 kích hoạt thanh thực đơn lệnh
F11 di chuyển đến trường kế tiếp
F12 thực hiện lệnh lưu với tên khác (tương ứng menu File – Save As…)
Nếu bạn thường xuyên làm việc với nhiều cửa sổ đang mở, hãy nhớ các phím tắt chuyển đổi cửa sổ. Bằng cách nhấn “Alt”“Tab” cùng lúc, bạn có thể chuyển đổi nhanh hơn hẳn so với dùng chuột hoặc bàn di chuột.

2. Tạo các phím tắt
Bạn cũng có thể tạo các phím tắt của riêng mình, chẳng hạn như khởi động Notepad bằng “Ctrl + Alt + M”. Thật tiện lợi khi gán một phím tắt chuyên dụng cho phần mềm bạn thường sử dụng.
Có cách tạo phím tắt trong Windows và Cách tạo phím tắt trên Mac hãy tìm hiểu và làm riêng cho mình một phím tắt.

◆ Cách tạo phím tắt trong Windows
1. Mở màn hình chính
2. Nhấp chuột phải vào biểu tượng ứng dụng trên màn hình
3. Nhấp vào “Properties”
4. Nhấp vào trường nhập của “Shortcut key”
5. “Ctrl + Alt + phím bất kỳ” trở thành phím tắt

3. Sử dụng thanh tác vụ
Nếu bạn đặt phần mềm bạn sử dụng hàng ngày trên thanh tác vụ, nó sẽ được khởi chạy ngay lập tức và rất tiện lợi. Bạn có thể khởi động nó bằng cách nhấp hoặc sử dụng phím tắt.
◆ Cách thêm phần mềm vào thanh tác vụ
1. Mở màn hình chính
2. Nhấp chuột phải vào phần mềm bạn muốn thêm
3. Nhấp vào “Other”> “Pin to Taskbar”
◆ Cách thêm phần mềm vào Dock
1. Nhấp chuột phải vào phần mềm bạn muốn thêm
2. Nhấp vào “Add to Dock”

◆ Phần mềm thuận tiện để đặt trên thanh tác vụ
• Trình duyệt web (Google Chrome, Safari, v.v.)
• Office software
• Notepad, phần mềm ghi chú
• Phần mềm liên hệ (Slack, Zoom, LINE, v.v.)
• Snipping tool

Ý tưởng 3: Tăng tốc hoạt động của máy tính của bạn

1. Tắt hiệu ứng hình ảnh
Máy tính của bạn có rất nhiều hiệu ứng chuyển động cửa sổ để hệ điều hành hoạt động bắt mắt hơn. Tuy nhiên, tính năng này đôi khi sẽ mất nhiều thời gian để đóng, phóng to hay thu nhỏ cửa sổ chương trình, v.v. Tắt các hiệu ứng hình ảnh này sẽ tiết kiệm bộ nhớ và làm mọi thứ nhẹ nhàng hơn.
◆ Cách tắt hiệu ứng hình ảnh trong Windows
1. Tìm kiếm “Advanced system settings” trong menu
2. Nhấp vào “Advanced”> “Performance”> “Settings”
3. Chọn “Visual effects”> “Prioritize performance”
4. Nhấp vào “Apply”
Nếu bạn cảm thấy máy tính của mình chạy chậm, hãy thử.
2. Dọn dẹp & tối ưu hóa ổ đĩa
Trong khi sử dụng máy tính cá nhân, dữ liệu không cần thiết sẽ tích tụ và dung lượng của đĩa cứng bị vắt kiệt. Thực hiện “dọn dẹp” và “tối ưu hóa ổ đĩa” một cách thường xuyên để khôi phục tốc độ xử lý công việc của máy tính.
◆ Cách dọn dẹp trên Windows
1. Mở Explorer bằng “phím Windows + E”
2. Nhấp chuột phải vào “Local Disk (C :)”
3. Chọn “Properties”
4. Nhấp vào General> Disk Cleanup
◆ Cách tối ưu hóa ổ đĩa trong Windows
1. Mở Explorer bằng “phím Windows + E”
2. Nhấp chuột phải vào “Local Disk (C :)”
3. Chọn “Properties”
4. Nhấp vào “Tools”> “Optimization”
5. Nhấp vào “Optimize”
3. Quản lý và sắp xếp file máy tính
Nhóm file vào thư mục
Những thư mục sau sẽ được tạo sẵn:
• Music: chứa nhạc
• Document: chứa mọi loại tài liệu của bạn
• Movie / Video: chứa các file video
• Photos / Picturs: chứa tất cả các thể loại hình ảnh
• Download: chứa mọi file bạn download về máy
Trong File Explorer, click chuột phải và chọn New > Folder để bắt đầu tạo. Ví dụ, bạn có thể tách thư mục Pictures theo sự kiện, con người, địa điểm… hay tách Document thành tài liệu cho công việc và cuộc sống.
Tạo quy ước đặt tên nhất quán
Tốt nhất bạn nên có quy ước đặt tên nhất quán cho cả thư mục và tập tin. Chỉ cần nhìn vào tên file bạn sẽ biết hết những thông tin, tiết kiệm thời gian hơn.
Quy tắc sử dụng như sau:
<Nội dung chính>_<Tên công ty/ môn học/ khách hàng>_<phiên bản>_<năm-tháng-ngày>_<ghi chú>
4. Sử dụng vụ lưu trữ đám mây
Nếu thường xuyên cộng tác với người khác qua tập tin hoặc di chuyển giữa các thiết bị, việc gửi file qua lại có thể thực sự khiến bạn đau đầu. Để khắc phục vấn đề này, hãy sử dụng nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây miễn phí như OneDrive, Google Drive.

Tóm lại

Bạn muốn công việc của mình hiệu quả hơn, hãy chọn ra ý tưởng phù hợp với mình để làm cho công việc của bạn hiệu quả hơn! Chúc bạn thành công trong công việc!

Công ty TNHH Giáo dục và Dịch thuật IFK

Nhấp vào một ngôi sao để đánh giá!

5 / 5. Lượt đánh giá: 741

Không có phiếu bầu cho đến nay! Hãy là người đầu tiên đánh giá bài này.

関連記事

所在地:

ホーチミン市、3区、5市街、グエン・ティ・ミン・カイ通り、412番地、14階、HMタウン

事務所:

ホーチミン市、ビン・タン区、アン・ラク市街、キン・ヅオン・ヴオン、631番地、5階 - C5.17号室

Mail:

info@translationifk.com
(日本語対応可)

電話番号:

035.297.7755(日本語対応可)
0282.247.7755

お問い合わせフォーム

 Copyright © 2015 – 2021 株式会社教育・通訳・翻訳IFK・法人コード: 0315596065