Điều cơ bản của một con người trong xã hội, đó là xin lỗi một cách chân thành khi bạn gây ra phiền hà hay khiến người khác tức giận mà nguyên nhân là do hành động của chính bản thân như lỗi lầm, đãng trí, thất ngôn hay bất cẩn. Việc trực tiếp xin lỗi là rất quan trọng, nhưng tùy vào một số trường hợp, bạn có thể phải nhanh chóng xin lỗi qua email. Email xin lỗi – có thể nói là thứ không thể thiếu trong kinh doanh, có thứ tự và điểm cần lưu ý rằng nó luôn bắt đầu bằng một lời xin lỗi và kết thúc bằng một lời xin lỗi.
ミスや失念、失言、不手際など、自身の行動が原因で相手に迷惑をかけてしまったとき、怒らせてしまったときは、誠意を込めて謝罪するのが社会人として基本です。直接出向いて謝罪するのは非常に大切ですが、場合によっては取り急ぎメールで謝罪すべきシーンもあるでしょう。 ビジネスシーンに欠かせないともいえる謝罪メールは、お詫びに始まり、お詫びで終わるという書き方の順番とポイントがあります。
１．Cách viết email xin lỗi - お詫びメールの書き方
Ghi nhớ viết nội dung lịch sự bày tỏ cảm xúc
Ngay cả khi có mối quan hệ thân thiết, hãy xin lỗi thật lịch sự nếu bạn gây phiền hà cho đối phương. Nếu bạn xin lỗi không đúng cách, bản tính của bạn sẽ bị nghi ngờ và bạn sẽ đánh mất lòng tin của đối phương. Đặc biệt là trong trường hợp có lỗi sai sót trong kinh doanh, có khả năng sự không hài lòng của đối phương sẽ tích tụ và dẫn đến hủy hợp tác. Hãy kiểm điểm về những sai lầm của mình và viết mail xin lỗi với một lời xin lỗi thật chân thành.
気持ちの伝わる丁寧な文面を心がける
親しい間柄であっても、相手に迷惑をかけたときは礼儀正しく謝罪するのがマナー。謝り方を間違えると、あなたの人間性を疑われ、相手の信用を失ってしまいます。特に、ビジネスに関するミスの場合、相手の不満が積もり積もって破談になる可能性も。自身の失敗を反省し、心からお詫びする気持ちを込めて文面を作成しましょう。
Biện minh chỉ đổ thêm dầu vào lửa!
Tuyệt đối không được! Có đôi lúc nguyên nhân của lỗi lầm không phải là trách nhiệm của mỗi mình bạn. Chắc chắn sẽ có dính dáng đến đối phương. Tuy nhiên, quy tắc vàng đó là phải tạ tội đàng hoàng khi viết email xin lỗi. Bằng cách thừa nhận lỗi lầm và xin lỗi một cách thật thà, thái độ của đối phương sẽ dịu đi và họ sẽ nhận ra rằng “Bản thân mình cũng có lỗi một phần”. Hãy ghi nhớ “cách người lớn ứng xử” này nhé.
言い訳は火に油を注ぐだけ！絶対NG！
ミスの原因があなただけの責任ではない場合もあるでしょう。相手のほうに非があることだって当然あるはずです。しかし、お詫びメールを書くときは潔く謝罪することが鉄則。非があることを認め、素直に謝罪することにより、相手の態度も軟化し、「自分も悪い部分があった」と気づいてくれるはず。大人の対応を心がけましょう。
Cấu trúc và cách viết email xin lỗi -「お詫びメール」の構成と書き方
Tiêu đề: Hãy đặt tiêu đề sao cho có thể hiểu ngay lời xin lỗi vì điều gì chỉ qua một cái liếc nhìn Ở tiêu đề email xin lỗi, hãy đặt tiêu đề khiến bạn hiểu ngay lời xin lỗi vì điều gì chỉ qua một cái liếc nhìn. Hãy thể hiện cụ thể nội dung “Lời xin lỗi đến….” chứ không chỉ là “Lời xin lỗi”
「件名」：何のお詫びか一目でかわる件名をつける
謝罪メールの件名には、何のお詫びなのかが一目でわかる件名をつけます。例えば「お詫び」だけでなく「〇〇のお詫び」というように具体的に内容を示します。
Câu chào: Lời cảm ơn (mở đầu), hãy viết những lời cảm ơn để chào hỏi, chẳng hạn như “いつもお世話になっております” (Cảm ơn vì đã luôn giúp đỡ tôi) như trong các email thông thường. Nếu đó là một email phản hồi, hãy viết “ご連絡いただき、ありがとうございます” (Cảm ơn vì đã liên lạc) để bày tỏ lòng biết ơn vì đối phương đã liên lạc.
「挨拶の言葉」：感謝の言葉出だしは、通常のメールと同じように「いつもお世話になっております」などの感謝の挨拶文を書きます。返信メールであれば「ご連絡いただき、ありがとうございます」と連絡をいただいたことへのお礼を述べます。
Nội dung 1: Lời xin lỗi Về nội dung email sau lời chào, đầu tiên hãy viết lời giải thích về điều bạn xin lỗi và viết lời xin lỗi. Chẳng hạn như “このたび〇〇が発生し、ご迷惑をおかけいたしまして誠に申し訳ございません” (Tôi rất xin lỗi vì sự bất tiện do xảy ra….lần này)
Nội dung 2: báo cáo về nguyên nhân và cách giải quyết Tiếp theo, hãy trình bày về những gì đã xảy ra và đưa ra phương án giải quyết sau đó. Bởi vì như vậy họ sẽ hiểu về những gì đã xảy ra và sẽ yên tâm khi bạn đã đưa ra phương án giải quyết.
Hãy viết những câu chẳng hạn như: “〇〇が原因であることが判明いたしました” (Thì ra…là nguyên nhân) hoặc là “今後はこのようなことがないよう、〇〇の対策をとります” (Tôi sẽ thực hiện các biện pháp….để ngăn chặn điều này xảy ra trong tương lai)
「本文１」： お詫びの言葉挨拶の言葉のあとの本文には、まずお詫びする内容の説明と謝罪の言葉を書きます。「このたび〇〇が発生し、ご迷惑をおかけいたしまして誠に申し訳ございません。」などです。
「本文２」：原因と解決策の報告次に事態が起こった原因の報告と、今後の解決策を示します。なぜこのようなことが起こったのかを説明することで納得していただき、すでに対策をとったことを報告して安心していただくためです。「〇〇が原因であることが判明いたしました。」「今後はこのようなことがないよう、〇〇の対策をとります。」などのように書きます。
Lời kết: Xin lỗi một lần nữa.
Hãy viết lời kết như là “このたびの件につきまして、謹んでお詫び申し上げます” (Tôi thật sự rất xin lỗi về vụ việc lần này” để bày tỏ lòng hối lỗi một lần nữa ở cuối và cảm ơn.
「締めの言葉」：もう一度お詫びの言葉締めの言葉は「このたびの件につきまして、謹んでお詫び申し上げます。」などと、最後にもう一度お詫びの言葉を述べて、礼を尽くします。
２. Những mẫu ví dụ về email xin lỗi - お詫びメールの文例
Xin lỗi vì đã đến muộn tại buổi giới thiệu về công ty – 件名: 会社説明会への到着遅刻のお詫び
株式会社〇〇〇〇
人事部 〇〇 〇〇 様
お世話になっております。
本日１０時の御社説明会に参加予定の
△△大学△△学部の△△と申します。
現在乗車しているJR線が事故のため緊急停止し、
開催予定時間に間に合いそうにありません。
現在列車は復旧し向かっておりますが、２０分程遅れが生じております。
急いで伺うつもりですが、会場への到着予定時刻が
１０時３０分頃になるかと存じます。
到着が遅れてしまいますこと、心よりお詫び申し上げます。
取り急ぎ、会社説明会遅刻のお詫びとご報告を申し上げます。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
署名
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
Xin lỗi về dịch vụ khách hàng – 件名：接客態度に関するお詫び
〇〇 〇〇 様
平素より当店をお引き立ていただき、
誠にありがとうございます。
〇〇ショップ店長の△△と申します。
この度は当店のスタッフが失礼な対応を致しましたこと、
深くお詫び申し上げます。
店長である私の指導の拙さによるものと痛感するとともに、
〇〇様にご不快な思いをさせてしまいましたこと、
心苦しく存じております。
担当者には厳重に注意をし、
今後二度とこのようなことのないように申し付けております。
何卒ご容赦いただけますよう、心よりお願い申し上げます。
今後、スタップ全員の接客マナーの改善を
目指して参る所存でございます。
メールにて恐縮ですが、取り急ぎ、
接客態度へのお詫びを申し上げます。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
署名
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
Công Ty Giáo Dục Và Dịch Thuật IFK
Địa chỉ 1: Tầng 14, HM Town, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, P.5, Q.3, HCM.
Địa chỉ 2: Tầng 5 – C5.17 Imperial Place, 631 Kinh Dương Vương, An Lạc, Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh
Dịch vụ dịch thuật tiếng Nhật, Dịch thuật công chứng uy tín tại Tp Hồ Chí Minh.
Thường xuyên mở các lớp đào tạo tiếng Nhật tại Bình Tân – Tp. Hồ Chi Minh.
Dịch vụ tư vấn chuẩn bị hồ sơ du học Nhật Bản
Email: info@translationifk.com
Hotline: 0282.247.7755/ 035.297.7755
Website: https://translationifk.com
Facebook: Dịch Thuật Tiếng Nhật IFK
