Giải đáp thắc mắc về phỏng vấn Online và các quy tắc cần nhớ

Item: Giải đáp thắc mắc về phỏng vấn Online và các quy tắc cần nhớ
Rating: 5
Author: Lan Nhi

Vì phỏng vấn online mang lại nhiều lợi ích cho cả bên phỏng vấn và bên nhận phỏng vấn, nên trong những năm gần đây, số doanh nghiệp sử dụng hình thức này đã tăng lên đáng kể. Do đó, điều cần làm khi nhận phỏng vấn online chính là phải chuẩn bị trước thật cẩn thận và tuân thủ các quy tắc khi nhận phỏng vấn.

Trong bài viết lần này, chúng tôi sẽ giới thiệu những điểm cần lưu ý đối với những người lần đầu nhận phỏng vấn online.

Phỏng vấn online là gì?

Phỏng vấn online diễn ra trong trường hợp ứng viên ở những nơi cách xa công ty như vùng quê hoặc nước ngoài và không tiện đến công ty để thực hiện phỏng vấn trực tiếp. Các doanh nghiệp sử dụng hình thức phỏng vấn này trong những năm năm gần vì phỏng vấn online giảm đi gánh nặng thời gian cho người tuyển dụng, có thể rút ngắn lịch trình tuyển dụng, đồng thời gia tăng cơ hội tiếp xúc với các nhân tài xuất sắc ở mọi vùng miền, giúp việc tuyển dụng mở rộng trên nhiều lĩnh vực.

Đối với các ứng viên, phỏng vấn online mang đến rất nhiều lợi ích như có thể ứng tuyển cho nhiều doanh nghiệp cùng lúc mà không phải tốn thời gian cũng như chi phí cho việc đi lại. Điều mà hầu hết ứng viên đang quan tâm chính là phỏng vấn trực tiếp và phỏng vấn online khác nhau như thế nào, bên nào có lợi hơn. Nói tóm lại, dù bạn chọn bất kỳ hình thức nào thì nội dung phỏng vấn và tiêu chí tuyển chọn cũng không có sự khác biệt quá lớn.

Tuy nhiên, so với phỏng vấn trực tiếp, ứng viên sẽ khó nắm bắt bầu không khí cũng như cách bộc lộ cảm xúc và dễ phạm các lỗi giao tiếp trong phỏng vấn online. So với việc cất công đến tận nơi phỏng vấn, phỏng vấn online dường như ít trở ngại hơn, tuy nhiên nó lại đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ càng hơn rất nhiều.

Một số câu hỏi thường gặp về phỏng vấn online

Đối với các bạn lần đầu phỏng vấn online, hẳn các bạn đã có rất nhiều thắc mắc như “Làm như vậy có ổn không?” “Làm cái gì thì tốt, cái gì thì không?”. Chúng ta hãy cùng giải quyết những câu hỏi cũng như bất an đó trong giai đoạn chuẩn bị nhé. Dưới dây là các thắc mắc thường gặp khi phỏng vấn online và cách giải quyết chúng.

1. Vì không có máy tính nên tôi muốn thực hiện phỏng vấn trên điện thoại

Bạn có thể thực hiện phỏng vấn online trên thiết bị nào cũng được. Tuy nhiên, tôi không khuyến khích bạn sử dụng điện thoại bằng cách cầm trên tay vì dễ dẫn đến kết quả camera bị rung lắc và hình ảnh video bị mờ. Khi bạn sử dụng smartphone, hãy đảm bảo bạn có giá đỡ để giữ điện thoại ở một vị trí cố định và hai tay bạn không cầm bất cứ vật nào khác.

2. Tôi sử dụng micro của tai nghe có ổn không? Tôi lo rằng mình sẽ không nghe hiểu hết cuộc hội thoại

Nếu sử dụng micro tai nghe, bạn có thể nghe rõ giọng đối phương cũng như đối phương sẽ nghe rõ giọng của bạn. Vì đây là công cụ giúp buổi phỏng vấn diễn ra trôi chảy hơn nên cả người phỏng vấn và ứng viên đều có thể sử dụng nó. Bạn cũng có thể tạo ấn tượng tốt bằng cách không đeo tai nghe mà chào hỏi nhà tuyển dụng trước rồi mới xin phép họ cho bạn sử dụng tai nghe.

3. Tôi có thể thực hiện phỏng vấn online ở nơi khác ngoài nhà của mình?

Có một số trường hợp bạn không tiện thực hiện cuộc phỏng vấn tại nhà vì một lý do nào đó. Nếu không có yêu cầu đặc biệt nào từ phía bên tuyển dụng, bạn có thể thực hiện buổi phỏng vấn ở bên ngoài. Dù là thế, bạn cũng hãy tránh những nơi nhiều người qua lại và ồn ào như công viên hoặc quán cafe. Hãy chọn những nơi có cách âm tốt, chẳng hạn như phòng riêng của quán cafe internet.

Những quy tắc và điểm cần lưu ý khi phỏng vấn online

Dù phỏng vấn online sẽ có những điểm khác biệt đáng kể so với phỏng vấn trực tiếp như hội thoại của hai bên được thực hiện trung gian qua Internet, nhưng về cơ bản, những quy tắc khi tham gia phỏng vấn của cả hai hình thức này vẫn có những điểm giống nhau. Dưới đây, chúng tôi sẽ giải thích những quy tắc và điểm cần lưu ý trong một cuộc phỏng vấn online.

1. Hãy chuẩn bị sẵn sàng và vào cuộc họp sớm 5 phút

Khi thực hiện phỏng vấn trực tiếp, có phải bạn sẽ đến địa điểm sớm hơn thời gian đã hẹn đúng không? Bạn cũng nên làm điều tương tự khi phỏng vấn online. Hãy ngồi vào chỗ và kiểm tra âm thanh cũng như màn hình sớm hơn giờ đã hẹn 5 phút .

2. Hãy chắc chắn là bạn đã cảm ơn lúc bắt đầu và kết thúc cuộc phỏng vấn

Sau khi xác nhận rằng cuộc gọi đang được tiến hành và cả hai bên đều nhìn thấy đối phương trên màn hình, bạn hãy nói lời cảm ơn và chào hỏi “Xin chào, tôi tên là ◯◯. Cám ơn đã dành thời gian để phỏng vấn tôi ngày hôm nay”. Vì âm thanh truyền đi kém hơn so với buổi phỏng vấn trực tiếp, bạn hãy lưu ý nói to hơn mọi khi nhé. Khi căng thẳng, con người có xu hướng nói rất nhanh, và như tôi đã đề cập ở trên thì phỏng vấn online sẽ đặc biệt khó nghe hơn bình thường nên hãy lưu ý nói thật chậm rãi nhé.

3. Hãy tắt các thiết bị khác để tránh các tiếng ồn gây nhiễu

Nếu bạn có ứng dụng có âm thanh thông báo như LINE hoặc Twitter, hãy đảm bảo tắt âm thông báo khi cuộc phỏng vấn đang diễn ra hoặc tắt các ứng dụng đó. Điều này là vì tiếng ồn làm gián đoạn cuộc phỏng vấn có thể khiến đối phương cảm thấy khó chịu.

4. Đừng nhìn màn hình, hãy nhìn Camera

Để tạo cảm giác eye contact giống như thực tế khi phỏng vấn online, bạn hãy nhìn vào camera thay vì nhìn vào màn hình. Vì bị ảnh hưởng bởi thói quen khi phỏng vấn trực tiếp, bạn có thể vô thức nhìn vào hình ảnh người phỏng vấn hiển thị trên màn hình, do đó hãy luôn nhớ rằng bạn cần nhìn vào camera mới đúng. Bạn cũng cần chú ý điều chỉnh vị trí của camera để tránh các trường hợp cằm hếch lên trông hách dịch hoặc mắt cúi gầm trông thiếu tự tin.

5. Hãy thông báo rằng bạn đã sẵn sàng trước khi bắt đầu, và nói lời cảm ơn khi kết thúc buổi phỏng vấn

Khi đến lúc bắt đầu cuộc phỏng vấn, thay vì tham gia cuộc gọi một cách đột, hãy nhắn tin thông báo rằng bạn đã sẵn sàng và đợi phản hồi từ phía nhà tuyển dụng. Mặc dù có vẻ thất lễ khi bạn gọi video cho người phỏng vấn một cách đột ngột, nhưng để tránh trường hợp đối phương nghĩ bạn vào trễ, hãy nhớ rằng bạn cần thông báo cho họ rằng bạn đã vào trạng thái sẵn sàng.

Khi cuộc phỏng vấn kết thúc, bạn hãy nói lời cảm ơn một cách chân thành đối với người đã dành thời gian để phỏng vấn bạn. Có thể sử dụng các mẫu câu như “Cám ơn quý công ty đã dành thời gian cho tôi” (Tiếng Nhật: お時間をいただき、ありがとうございました。よろしくお願いいたします)

6. Đừng nói quá nhanh, hãy nói từ tốn và ngắt nghỉ đúng chỗ

Phỏng vấn online còn khác với phỏng vấn trực tiếp ở điểm có thể phát sinh độ trễ trong lúc đối thoại (do đó, nếu bạn nói quá nhanh thì phía bên người phỏng vấn có thể không nghe kịp hoặc bị lỡ mất vài câu vì giọng nói của bạn truyền sang bên đó sẽ trễ hơn so với thời gian thực tế). Có một số người nghĩ rằng “Phải truyền đạt được thành ý của bản thân” “Phải ngay lập tức trả lời” nên khi người phỏng vấn vừa hỏi xong thì họ đã vội vàng đáp lại. Trong trường hợp bạn không giỏi nắm bắt ý đồ của đối phương, bạn có thể vô tình tạo ra ấn tượng “Đây là người chỉ biết nói chứ không biết nghe”, Đây là người thiếu kiên nhẫn”. Khi lo lắng, bạn có xu hướng nói nhanh hơn bình thường, vì vậy hãy cố gắng nói chậm hơn và ngắt nghỉ đúng lúc.

Để thực hiện buổi phỏng vấn với một tâm thế thoải mái

Ngay cả những người đã tham gia phỏng vấn trực tiếp rất nhiều lần thì cũng sẽ căng thẳng và cảm thấy lạ lẫm khi phỏng vấn online lần đầu tiên. Khi tới ngày đó, nếu có bất kỳ sự cố nào liên quan đến thiết bị xảy ra, chẳng hạn như “không nghe thấy âm thanh” hoặc “không nhìn thấy màn hình”, ắt hẳn bạn sẽ cuống cuồng lo lắng và dễ dàng mắc phải sai lầm. Ngoài ra, chắc chắn là khi đó ta không thể xác nhận được đối phương đang nghĩ như thế nào về bản thân mình, từ đó vô tình tạo ra ấn tượng xấu cho đối phương.

Nếu có thể, hãy thử thực hành phỏng vấn online với gia đình, bạn bè trước và lắng nghe những lời khuyên của mọi người. Hãy kiểm tra trước ánh sáng và điều chỉnh khuôn mặt phản chiếu trên màn hình sao cho dễ nhìn, vậy là bạn đã có thể ghi điểm về phần ngoại hình trong mắt người phỏng vấn.