Bản kế hoạch thường được sử dụng cho những bài thuyết trình trong công ty. Ví dụ điển hình của loại tài liệu này là tài liệu xin phép phát triển và bán các sản phẩm, dịch vụ mới. Bản kế hoạch sẽ giải thích cụ thể cũng như đưa ra các dữ liệu cơ sở để chứng minh các kết quả có thể mong đợi từ sản phẩm và dịch vụ mới đó.
Yếu tố quan trọng trong việc tạo ra bản kế hoạch “có thể được thông qua” là phải có mục đích rõ ràng và phát triển ý tưởng có logic. Trong bài viết lần này, chúng tôi sẽ giới thiệu năm điểm để xây dựng một bản kế hoạch với logic chặt chẽ.
1. Tạo sự đồng thuận với người tiếp nhận bản kế hoạch bằng cách nêu và rút ra vấn đề theo góc nhìn khách quan
Bản kế hoạch là loại tài liệu sẽ giải thích, chia sẻ, và làm rõ việc sản phẩm, dịch vụ đó được bán ra thị trường sau cùng sẽ làm tăng lợi nhuận cho công ty như thế nào. Do đó, một trong những tiêu chí quan trọng là tài liệu đó phải thuyết phục được người tiếp nhận nội bộ rằng sản phẩm, dịch vụ này xứng đáng để công ty đầu tư – cũng chính là đề tài nền tảng của bản kế hoạch.
Để đạt được điều đó, người phụ trách bản kế hoạch phải trình bày rõ ràng những vấn đề còn tồn đọng trong công ty theo góc nhìn khách quan dựa trên những dữ liệu về thị trường và công ty đối thủ. Và việc trình bày làm sao để thu được sự đồng cảm của người tiếp nhận chính là điểm mấu chốt thứ nhất mà chúng tôi muốn giới thiệu với các bạn.
2. Dùng mô hình (mẫu phân tích) có sẵn để phân tích hiện trạng và đặt vấn đề
Khi nêu những vấn đề cần được giải quyết, bạn hãy thử sử dụng những mô hình, sơ đồ có sẵn nhé. Không chỉ truyền đạt ý tưởng một cách dễ hiểu mà còn giúp bản kế hoạch có sức thu hút hơn.
Ví dụ như mô hình phân tích 3C giúp bạn tìm ra vấn đề trên góc nhìn của thị trường, khách hàng, đối thủ và chính công ty. Hay mô hình SWOT sẽ hiệu quả trong việc tìm kiếm nguyên nhân chủ yếu nằm bên trong và bên ngoài. Các mô hình, sơ đồ này thực hiện phân tích dựa trên các dữ liệu và sự kiện khách quan, do đó các vấn đề được nêu ra cũng mang tính khách quan và có sức thuyết phục.
3. Hãy nêu ra những ưu điểm của kế hoạch
Sau khi làm rõ những vấn đề của công ty đang gặp phải thì tiếp theo bạn nên chỉ ra những lợi ích có thể thu được nếu thực hiện theo bản kế hoạch này. Ngoài lợi nhuận, bạn cũng hãy chỉ ra những lợi ích khác kèm theo đó. Nếu làm như vậy, bạn sẽ dễ dàng hiểu rõ dự án từ nhiều khía cạnh hơn và nhận được sự đồng tình của những người tiếp nhận.
Dưới đây là một ví dụ cụ thể minh họa cho những “lợi ích khác”.
– Tăng thị phần và tăng khả năng nhận diện tên tuổi.
– Cải thiện hình ảnh thương hiệu của công ty bằng việc đóng góp vào việc bảo vệ môi trường tự nhiên.
4. Hãy sử dụng cấu trúc 「6W2H」
Khi lập kế hoạch, bạn cần phân tích các yếu tố thuộc 6W2H.
- Who = Ai (ai hoặc bộ phận nào sẽ thực hiện)
- What ＝ Cái gì (kế hoạch này mang lại giá trị, lợi ích gì)
- Whom ＝ Cho ai (kế hoạch này nhắm đến đối tượng nào)
- When ＝ Khi nào (vào thời điểm nào)
- Where = Ở đâu (thị trường giả định)
- Why ＝ Tại sao (thông qua kế hoạch này, công ty sẽ đóng góp cho xã hội những gì)
- How ＝ Làm thế nào (cách thức hoặc phương tiện bắt buộc phải có)
- How much ＝ Bao nhiêu (số tiền đầu tư hoặc số tiền bán hàng,…)
Điều chúng tôi muốn nhấn mạnh ở đây là kế hoạch bạn định đề xuất không chỉ hướng tới lợi nhuận mà còn nên hướng tới các giá trị mang lại cho xã hội bằng chính sự tồn tại của công ty và các sản phẩm, dịch vụ công ty mà cung cấp. Một sản phẩm, dịch vụ được thị trường chấp nhận là khi nó đóng góp gì đó cho thị trường dù là dưới bất kỳ hình thức nào, đồng thời nó cũng giải quyết được một vấn đề nào đó mà các sản phẩm, dịch vụ khác chưa làm được.
Nói tóm lại, nếu kế hoạch của bạn nhắm đến mục đích cuối cùng là xây dựng mối quan hệ cần thiết giữa công ty và đối tượng mục tiêu, chắc chắn bản kế hoạch sẽ được đánh giá là có giá trị.
5. Cân nhắc tính dễ hiểu của bản đề xuất
Không phải lúc nào một bản kế hoạch với nội dung có sức thu hút cũng sẽ là một bản kế hoạch hay. Một yếu tố quan trọng khác là bản kế hoạch đó có dễ hiểu và giúp người đọc nhanh chóng xác định được ưu và khuyết điểm hay không.
Người tiếp nhận có thể dễ nhầm lẫn nếu có quá nhiều đề xuất trong bản kế hoạch hoặc quá nhiều yếu tố và tài liệu giải thích chỉ trong một trang trình chiếu. Trong trường hợp đó, người đọc sẽ rất khó để nắm bắt được những điểm quan trọng, cũng như đánh giá liệu kế hoạch đó có hữu ích hay không.
Để tránh điều này xảy ra, bạn nên giới hạn số lượng màu được sử dụng trong một trang đề xuất, tốt nhất chỉ sử dụng tối đa ba màu. Nếu sử dụng nhiều màu sắc không có ý đồ cụ thể, người nhận sẽ chú ý đến các yếu tố trực quan hơn là nội dung của dự án và từ đó khiến nội dung dự án trở nên khó hiểu.
Ngoài ra, liên quan đến font chữ dùng trong bài báo cáo, nếu không có lý do đặc biệt, bạn hãy sử dụng font chữ Times New Roman vì font này rất dễ nhìn. Ngoài ra, bạn cũng nên sắp xếp các thông tin phức tạp bằng các số liệu và đồ thị vì như vậy sẽ khiến người đọc dễ nắm bắt một cách trực quan hơn.
