Trong thời đại kinh doanh toàn cầu hóa hiện nay, giao dịch với doanh nghiệp trở nên phổ biến, nhu cầu phiên dịch đồng thời tại các cuộc họp cũng tăng lên. Ngoài ra, khi các cuộc họp trực tuyến dần trở thành tiêu chuẩn, ta dễ dàng tưởng tượng được nhu cầu phiên dịch đồng thời ở môi trường từ xa cũng tăng lên.
Trong bài viết này chúng tôi sẽ giải thích những bí quyết khi phiên dịch đồng thời bằng Hệ thống hội nghị trực tuyến Zoom, cùng cách sử dụng “Chức năng phiên dịch ngôn ngữ” của Zoom.
1. Chuẩn bị trước khi sử dụng Zoom
Những năm gần đây, nhiều hệ thống hội nghị trực tuyến đã ra mắt, trở nên phổ biến và ổn định khi làm việc từ xa, nhưng hệ thống thường được dùng nhất là Zoom. Một số chức năng chính của Zoom là:
- Đáp ứng được tối đa 1000 người tham gia và hiển thị tối đa video của 49 người trên màn hình.
- Nhiều người tham gia có thể chia sẻ màn hình cùng lúc và có thể cùng chú thích cho nhau.
- Có thể thiết lập phông nên tùy theo tính chất cuộc họp thông qua phông nền ảo và chức năng chỉnh sửa ngoại hình.
- Có thể sử dụng các chức năng như làm khảo sát, trả lời câu hỏi, hay giơ tay ảo.
- Chú thích được tạo tự động và hiển thị dưới dạng ghi chép có thể tìm kiếm.
- Có lịch sử tìm kiếm, tệp chia sẻ tích hợp, và lưu trữ trong 10 năm.
- Giữ gìn tính an toàn của cuộc họp qua các chức năng bảo mật, mã hóa dữ liệu, bảo vệ mật khẩu, lưu lại người tham gia.
Khi sử dụng phiên dịch đồng thời bằng Zoom không cần sự chuẩn bị hay thiết bị gì đặc biệt. Ngoài app Zoom, chỉ cần chuẩn bị một số thứ dưới đây.
- Máy tính, smart phone
- Tai nghe
- Kết nối internet
- Người phiên dịch
1.1. Môi trường kết nối internet
Khi sử dụng Zoom, hãy chuẩn bị trước đường truyền kết nối internet. Nếu hình ảnh và âm thanh bị gián đoạn do đường truyền internet không ổn định, tiến trình của hội nghị sẽ bị cản trở, người tham gia cũng sẽ không hài lòng.
Để kiểm tra băng thông đường truyền internet của bạn một cách dễ dàng hãy sử dụng trang web đo tốc độ truyền dữ liệu. Khi truy cập trang web đó từ thiết bị mà bạn sử dụng, bạn có thể xác minh được băng thông đường truyền của bạn.
Một ví dụ cho trang web đo tốc độ truyền dữ liệu:
Dưới đây là băng thông đường truyền internet được yêu cầu khi sử dụng Hệ thống hội nghị trực tuyến Zoom:
Trường hợp gọi video 1-1 |
|
Trường hợp gọi video nhóm |
|
Trường hợp chia sẻ màn hình (không có hình ảnh thu nhỏ (video thumbnail)) | 50～75kbps |
Trường hợp chia sẻ màn hình (có video thumbnail) | 50～150kbps |
Trường hợp gọi audio (sử dụng giao thức VoIP) | 60～80kbps |
Trường hợp dùng điện thoại | 60～100kbps |
Gợi ý băng thông phù hợp cho người tham dự webinar:
Trường hợp gọi video 1-1 | Video chất lượng cao là 600kbps (down), Video HD là 1.2 Mbps (down) |
Trường hợp chia sẻ màn hình (không có hình ảnh thu nhỏ (video thumbnail)) | 50～75kbps （down） |
Trường hợp chia sẻ màn hình (có video thumbnail) | 50～150kbps （down） |
Trường hợp gọi audio (sử dụng giao thức VoIP) | 60～80kbps （down） |
1.2. Kiểm tra micro, camera
Về cơ bản micro và camera được tích hợp trong máy tính cũng có thể thu nhận âm thanh và video. Ở những cuộc gọi video riêng tư, chất lượng âm thanh và hình ảnh của micro và camera trên máy tính như thế nào đều không thành vấn đề. Tuy nhiên, ở những hội nghị trực tuyến trong kinh doanh, vì phải truyền đạt những sắc thái chi tiết nên giọng điệu và vẻ mặt cũng không kém phần quan trọng, những điều mà thể hiện chỉ bằng lời nói thôi thì chưa đủ. Đặc biệt khi giao tiếp với người nói ngôn ngữ khác thì những thông tin phi ngôn ngữ như giọng điệu và vẻ mặt sẽ càng quan trọng hơn cả.
Theo kết quả nghiên cứu về giao tiếp dựa trên “Định luật Mehrabian” được phát biểu bởi Nhà tâm lý học người Mỹ Albert Mehrabian, tỷ lệ phần trăm điều ấn tượng sẽ chiếm hầu hết cuộc hội thoại lần lượt là 7% liên quan đến nội dung ngôn ngữ, 38% là giọng nói hay chất giọng, còn lại 55% là vẻ mặt và điệu bộ. Đó là vì con người dù sử dụng ngôn ngữ khác nhau nhưng cấu trúc sinh học vẫn không thay đổi, có thể nói rằng yếu tố quan trọng khi truyền đạt thông tin thường chính là vẻ mặt và giọng điệu.
Trong giao tiếp thông thường, nắm bắt được cảm xúc của đối phương là việc không hề khó. Tuy nhiên, khi tổ chức hội nghị với đối phương là người mà mình chưa hề quen biết, chẳng hạn như họ đang ở nước ngoài, sẽ rất tuyệt nếu bạn chuẩn bị trước micro và camera web nhằm nâng cao chất lượng âm thanh và hình ảnh, để bạn có thể nghe nhìn được vẻ mặt và giọng điệu của đối phương.
2. Phiên dịch đồng thời sử dụng chứa năng phiên dịch ngôn ngữ của Zoom
Zoom có chức năng “phiên dịch ngôn ngữ” dùng cho việc phiên dịch đồng thời. Đây không phải là dịch tự động do AI thực hiện mà là do người phiên dịch đảm nhiệm. Người chủ trì sẽ mời phiên dịch viên đến buổi hội nghị trực tuyến, bằng việc phân chia phiên dịch viên sang mỗi kênh ngôn ngữ riêng, tạo thành hệ thống có thể giúp người tham gia chọn bật sang nghe bất cứ ngôn ngữ nào họ muốn.
Sau đây chúng tôi sẽ giải thích về các bước chuẩn bị, cách sử dụng cũng như những điểm cần chú ý khi sử dụng chức năng “phiên dịch ngôn ngữ” của Zoom.
2.1. Những điều cần chuẩn bị trước
Để có thể sử dụng chức năng “phiên dịch ngôn ngữ” của Zoom cần phải có các điều kiện sau:
- Bạn phải sở hữu một trong các loại tài khoản: business, giáo dục, enterprise hay gói mở rộng dùng cho webinar.
- Windows / macOS / Android / iOS phiên bản 4.5.3261.0825 trở đi
- Sử dụng Meeting ID tự động
Để kích hoạt chức năng “phiên dịch ngôn ngữ” hãy liên hệ với đội ngũ Zoom Support để được hỗ trợ. Bạn có thể sử dụng chức năng “phiên dịch ngôn ngữ” cho cả Zoom Meeting và Zoom Webinar.
2.2. Cách cài đặt và sử dụng
Nếu chức năng đã được kích hoạt, bạn có thể bắt đầu chọn mục “phiên dịch ngôn ngữ” trong khi thiết lập cuộc họp.
Khi sử dụng cần phải đăng ký “người phiên dịch” và “ngôn ngữ phiên dịch”. Có thể đăng ký “người phiên dịch” trước lúc thiết lập hội nghị hay đăng ký trong số những người tham dự sau khi khai mạc đều được. Hội nghị có thể bắt đầu một cách suôn sẻ khi bạn đăng ký trước, vậy nên khi đăng ký bạn sẽ cần “Địa chỉ email của người phiên dịch”. Trường hợp bạn không biết email của người phiên dịch thì hãy thiết lập sau khi hội nghị bắt đầu.
Trường hợp bạn đã đăng ký trước hãy yêu cầu phiên dịch viên đăng nhập bằng “Tài khoản đã đăng ký trước”
2.3. Nghe phiên dịch tại hội nghị qua Zoom
Người tham dự có thể chọn nghe ngôn ngữ phiên dịch mà mình muốn. Người tham dự cũng có thể mute giọng nói của từng người phát biểu hay người phiên dịch, cũng có thể nghe đồng thời cả hai cùng một lúc.
Khi dùng Zoom Meeting tất cả người tham dự đều có thể tự tắt/bật micro của mình. Vì vậy hãy cẩn thận tránh tắt nhầm micro nhé. Nếu gặp khó khăn khi nghe giọng người phát biểu, và cũng gây trở ngại cho người phiên dịch, tốt nhất là hãy đảm bảo micro bật chỉ khi người phát biểu đang nói, và đảm bảo bạn đang tham dự từ nơi có đường truyền internet ổn định.
2.4. Những điểm đáng chú ý
Chức năng phiên dịch ngôn ngữ của Zoom không phải là thiết bị riêng dành cho việc phiên dịch mà còn là chức năng tiện lợi dùng cho phiên dịch đồng thời, nhưng vì nó có những hạn chế sau đây nên cũng cần phải chú ý.
- Không hỗ trợ phiên dịch dựa trên phương thức Relay
※ Phương thức Relay: Là cách phiên dịch được dùng khi có hơn 3 ngôn ngữ được sử dụng. Chẳng hạn ở hội nghị dùng cả ba ngôn ngữ Nhật – Anh – Hàn. Trường hợp có phiên dịch viên Nhật – Anh và phiên dịch viên Nhật – Hàn, ngôn ngữ phát biểu là tiếng Anh sẽ được dịch sang tiếng Nhật, sau đó người phiên dịch sẽ nghe tiếng Nhật và dịch sang tiếng Hàn. Như vậy sẽ dịch theo trình tự Anh → Nhật → Hàn.
- Không thể phản hồi với những diễn biến nhanh chóng chẳng hạn như phần thảo luận.
- Người tham dự phải thống nhất ngôn ngữ nghe và ngôn ngữ nói.
※ Nếu bạn phát biểu bằng tiếng Nhật trong khi lại chọn nghe phiên dịch tiếng Anh, Tiếng Nhật sẽ hiển thị trên kênh tiếng Anh và chồng chéo lên giọng nói của phiên dịch viên.
- Không có hỗ trợ kỹ thuật khi xảy ra vấn đề.
- Không có quy trình training chính thức cho cách sử dụng.
- Không thể nhận diện hình dáng và giọng nói của đối tác (chẳng hạn phiên dịch viên khác).
- Có những doanh nghiệp không thể áp dụng chính sách bảo mật.
Như vậy, có thể nói chức năng phiên dịch ngôn ngữ của Zoom về phần phiên dịch đồng thời thì chưa được hoàn thiện. Nếu bạn mong muốn việc phiên dịch được ổn định, hãy sử dụng thiết bị chuyên dụng cho phiên dịch, vì Zoom đơn thuần được sử dụng như một hệ thống hội nghị trực tuyến an toàn mà thôi.
3. Vì sao chất lượng lại quan trọng khi phiên dịch đồng thời ở hội nghị trực tuyến
Ở những hội nghị bàn bạc với doanh nghiệp nước ngoài hay hội nghị nội bộ công ty có người nước ngoài tham dự, cần phải không để phát sinh mâu thuẫn giữa người nói tiếng Nhật và người nói ngôn ngữ khác. Việc bạn có khả năng tâm ý tương thông một cách chính xác và ngăn được việc bị thất bại trong giao tiếp chính là “phiên dịch đồng thời”. Ở hội nghị trực tuyến, để có thể giao tiếp qua màn hình, chất lượng của phiên dịch viên và dịch vụ phiên dịch đồng thời càng cao thì càng có thể thực hiện được giao tiếp một cách trôi chảy.
3.1. Cách tối ưu hóa chi phí phiên dịch tại hội nghị trực tuyến
3.1. Cách tối ưu hóa chi phí cho phiên dịch viên tại hội nghị trực tuyến Những chi phí được xem như là chi phí thông thường cho phiên dịch gọi là “chi phí ngôn ngữ trực tiếp”, dùng để trả cho phiên dịch viên hay hệ thống phiên dịch. Tuy nhiên khi sử dụng phiên dịch cũng cần phải biết đến “chi phi ngôn ngữ gián tiếp”.
Chi phí ngôn ngữ gián tiếp là chi chí sinh ra từ phần giao tiếp không được trọn vẹn của phiên dịch viên. Nếu phiên dịch không có đủ kỹ năng, sẽ sinh ra mâu thuẫn về suy nghĩ giữa hai bên, cũng như gây ra sự chậm trễ trong việc đưa ra quyết định.
Để ngăn chặn chi phí gián tiếp cần phải có phiên dịch “chất lượng cao”. Ngoài chất lượng của phiên dịch viên về các mặt như năng lực, kiến thức, thái độ, thì chất lượng của toàn bộ dịch vụ phiên dịch như môi trường giao tiếp, hiệu suất của hệ thống phiên dịch, hay sự chia sẻ thông tin trước với người phiên dịch, cũng rất cần thiết để quá trình giao tiếp được chính xác.
4. Hãy đến với IFK nếu bạn cần dịch vụ phiên dịch trực tuyến
Thế mạnh của IFK là dịch vụ chất lượng cao vận dụng những kinh nghiệm phiên dịch đồng thời ở nhiều cuộc họp, hội nghị quốc tế quy mô lớn. Chúng tôi sẽ cung cấp hệ thống phiên dịch đồng thời có tính năng cao cấp mà đơn giản, cùng việc phối hợp với phiên dịch viên có chuyên môn cao và kinh nghiệm quý báu, từ đó mang đến quá trình giao tiếp thuận lợi tại các hội nghị trực tuyến. Hãy đến với chúng tôi, một đội ngũ mang trong mình nhiều kinh nghiệm và thành tựu về phiên dịch đồng thời ở nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau.
CÔNG TY TNHH GIÁO DỤC VÀ DỊCH THUẬT IFK
Chuyên cung cấp các dịch vụ sau:
Dịch vụ biên phiên dịch tiếng Nhật, Anh, Việt
Dịch vụ làm CV tiếng Nhật
Dịch vụ tư vấn du học Nhật Bản
Chương trình internship tại Nhật Bản cho trường liên kết
Email: info@translationifk.com
Hotline: 0282.247.7755/ 035.297.7755
Website: https://translationifk.com
Facebook: Dịch Thuật Tiếng Nhật IFK
