Hợp đồng là quy tắc không thể thiếu trong kinh doanh. Gần đây, cùng với sự tăng trưởng mở rộng ra nước ngoài của các công ty, nhu cầu đối với các công ty dịch thuật, biên dịch viên dịch hợp đồng ngày càng tăng. Lần này, chúng tôi sẽ giới thiệu tám tiêu chí cùng lưu ý khi chọn công ty dịch hợp đồng.
Các loại văn bản hợp đồng tiếng Anh chính yếu
Dù đều gọi chung là hợp đồng, nhưng thực tế có rất nhiều loại hợp đồng khác nhau. Dưới đây là các loại hợp đồng tiếng Anh chính.
- Thỏa thuận bảo mật thông tin (Non-disclosure Agreement）
- Hợp Đồng Mua Bán (Sales Agreement）
- Hợp Đồng Nhà Phân Phối (Distributorship Agreement）
- Hợp Đồng Đại Lý Thương Mại (Sales Agency Agreement）
- Thỏa Thuận Hợp Tác Kỹ Thuật (Technical Collaboration Agreement）
- Hợp Đồng Liên Doanh (Joint Venture Agreement）
- Thỏa Thuận Dịch Vụ (Service Agreement）
- Hợp Đồng Sử Dụng Giấy Phép (License Agreement）
- Hợp đồng M&A, hay còn được gọi hợp đồng sáp nhập và mua bán (Merger and Acquisition Agreement）
- Hợp Đồng Lao Động (Employment Agreement）
Ngoài ra còn có:
- Luật Pháp, Nghị Định
- Tài Liệu Kiểm Soát Nội Bộ
- Nội Quy, Quy Tắc Ứng Xử Trong Công Ty
- Tài liệu liên quan đến đăng ký
Các điểm liên quan đến chất lượng dịch thuật hợp đồng
Ở đây, chúng tôi sẽ xem xét sự khác biệt giữa hợp đồng tiếng Anh và tiếng Nhật và đặc thù của dịch hợp đồng. Ngoài ra, chúng tôi sẽ giới thiệu những điểm quan trọng trong dịch hợp đồng và cách lựa chọn công ty dịch thuật để dịch hợp đồng.
Tiêu chí 1: Đặc trưng của hợp đồng tiếng Anh [“Hợp đồng dài và bao trùm mọi vấn đề/Văn hóa bối cảnh thấp”]
Đặc trưng của hợp đồng tiếng Anh là số lượng điều mục nhiều, và bên trong mỗi điều mục, nội dung được liệt kê rất kĩ lưỡng, đầy đủ. Theo điều luật “Loại trừ bằng chứng bằng lời nói”, các điều khoản hành động không được viết trong hợp đồng sẽ không được công nhận. Nói cách khác, những nội dung được viết trong hợp đồng sẽ được thực hiện, còn những nội dung không được viết sẽ không được tiến hành. Do đó, khi lập hợp đồng, điều quan trọng là phải xem xét các rủi ro của hợp đồng một cách chi tiết và nêu rõ ràng tất cả các hành động và biện pháp đối phó với rủi ro đó. Đây là lý do tại sao hợp đồng tiếng Anh thường dài hơn hợp đồng tiếng Nhật.
Ngoài ra, còn một lí do khác là các giao dịch quốc tế về cơ bản sẽ dựa trên thuyết “Nhân chi sơ tính bản ác”. Vì vậy, cần phải triệt để loại bỏ mọi điểm mơ hồ và làm rõ nội dung trong hợp đồng. Ngay cả khi đối phương là người không thể tin tưởng đi nữa, họ vẫn chịu sự ràng buộc bởi câu từ trong hợp đồng, và bạn có quyền kiện tụng họ khi có vấn đề xảy ra.
Tiêu chí 2: Đặc trưng của hợp đồng tiếng Nhật [“Hợp đồng ngắn và mở rộng cơ hội đàm phán/Văn hóa bối cảnh cao”]
So với hợp đồng tiếng Anh, hợp đồng tiếng Nhật thường ngắn hơn và có nhiều điều khoản có thể ứng biến linh hoạt. Trái ngược với đặc trưng của giao dịch quốc tế dựa trên thuyết “Nhân chi sơ tính bản ác”, hợp đồng tiếng Nhật lấy tiền đề là sự tin cậy lẫn nhau vì vậy có thể hiện các điều khoản như “Điều khoản thỏa thuận riêng” và “Điều khoản thỏa thuận trên tinh thần thiện chí”. Do đó, nếu có vấn đề trong hợp đồng phát sinh, họ có xu hướng chọn cách hòa giải hoặc bàn bạc để đạt đến một sự thoả thuận mới nhằm giải quyết vấn đề.
Từ những điều trên, có thể thấy hợp đồng tiếng Anh và hợp đồng tiếng Nhật dựa trên những tập quán thương mại và hệ thống pháp lí khác nhau dẫn đến điều kiện tiên quyết thiết lập nên hợp đồng của mỗi bên cũng khác nhau. Vì vậy, chỉ trực dịch từ tiếng Nhật sang tiếng Anh hoặc ngược lại thì vẫn chưa đủ, mà ta còn phải dựa trên những điểm khác biệt giữa hai bên để tạo ra hợp đồng tiếng Anh (hoặc tiếng Nhật) có thể đáp ứng yêu cầu của giao dịch quốc tế.
Tiêu chí 3: Nhận biết tính đặc thù của hợp đồng
Nhìn chung, tính chất của hợp đồng hoàn toàn khác so với các văn bản dịch thuật khác. Hợp đồng là văn bản mang tính ràng buộc về mặt pháp lí, quyền lợi và nghĩa vụ trong hợp đồng phải rõ ràng, minh bạch. Dịch văn bản bình thường có thể ưu tiên độ trôi chảy, còn dịch hợp đồng thì không cần thiết. Nói đúng hơn, người dịch cần diễn tả chính xác quyền và nghĩa vụ trong hợp đồng, cũng như thể hiện được chủ trương của các bên liên quan. Trong trường hợp chuyển ngữ một hợp đồng tiếng Anh, người dịch không chỉ dừng lại ở việc hiểu nghĩa của câu từ mà còn cần nắm bắt được tư tưởng của pháp luật Âu Mỹ và luật quốc tế, rồi áp dụng vào trong bản dịch.
Ngoài ra, đối với dịch hợp đồng song ngữ Nhật – Anh, chỉ dịch chính xác từng từ từng chữ thì chưa đủ. Vì hợp đồng gốc tiếng Nhật căn cứ trên pháp luật và tập quán thương mại của Nhật Bản, nếu chỉ dịch nguyên văn theo nghĩa đen sẽ không đáp ứng được tiêu chuẩn quốc tế. Trong trường hợp đó, người dịch sẽ cần chỉnh sửa lại rất nhiều vì đối tác nước ngoài không hiểu được ý đồ của bên kia, dẫn đến cuộc đàm phán tốn nhiều thời gian hơn. Do đó, người dịch vừa phải đảm bảo và duy trì tính chính xác, vừa tạo ra một bản dịch đáp ứng được các tiêu chuẩn quốc tế.
Nếu bản dịch hợp đồng bị sai về mặt ngữ nghĩa hoặc có thiếu sót, các bên liên quan có thể chịu tổn thất rất lớn. Do đó, khi dịch hợp đồng, điều quan trọng là phải dịch chính xác để giảm thiểu nguy cơ xảy ra rủi ro, theo đó các bên liên quan có thể an tâm nỗ lực làm việc theo đúng mục đích ban đầu.
Tiêu chí 4: Nhận thức được sự cần thiết của tính chuyên môn
Để tránh các lỗi hiểu sai bản gốc hoặc lỗi diễn giải, kiến thức về luật Âu Mỹ và giao dịch quốc tế là không thể thiếu trong dịch hợp đồng. Như đã đề cập ở trên, người dịch không chỉ dịch nguyên văn mà còn cần phải am hiểu sâu sắc hệ thống pháp lý và tập quán thương mại làm nền tảng cho hợp đồng, cũng như các thuật ngữ pháp lí chuyên dụng trong hợp đồng.
Ngoài luật Anh-Mỹ, người dịch cũng cần am hiểu nhất định về hiệp ước và hiệp định quốc tế như Công ước Viên về bảo vệ tầng ôzôn, Incoterms (Các điều khoản thương mại quốc tế), Hiệp định TRIPS của EU (thỏa thuận về các khía cạnh liên quan đến thương mại của quyền sở hữu trí tuệ), v.v… Vì một số sắc lệnh quốc tế được sửa đổi thường xuyên, họ cũng cần luôn để ý đến các tin tức mới nhất và chuẩn bị sẵn tâm thế học hỏi điều mới. Nếu người dịch không sở hữu kiến thức nền đầy đủ, họ không thể nhìn thấu được những rủi ro tồn tại trong hợp đồng và đưa chúng vào trong bản dịch. Chỉ khi nào người dịch có sự đảm bảo về mặt chuyên môn, họ mới có thể dịch hợp đồng một cách chặt chẽ và chính xác.
Tiêu chí 5: Kiểm tra thành tích của công ty dịch thuật hoặc quá trình kinh nghiệm của dịch giả
Căn cứ vào những điểm đã nêu trên, vậy chúng ta nên làm thế nào để biết được một công ty dịch thuật/biên dịch viên có sở hữu nhiều kiến thức liên quan đến hệ thống pháp lí và giao dịch quốc tế? Cách đơn giản nhất là xem xét thành tích thực tế của công ty. Khi đó, chúng ta không chỉ xem xét thành tích bề nổi như công ty đó có hợp tác với văn phòng chính phủ hay công ty hàng đầu khác hay không, mà còn phải tìm hiểu sâu bên trong rằng công ty đó đã cung cấp những bản dịch như thế nào cho lĩnh vực nào của công ty lớn đó.
Ngay cả khi có giao dịch với các công ty hàng đầu, nhưng nếu đó là bản dịch tài liệu nội bộ hoặc bản dịch hướng dẫn sử dụng thì sẽ không có giá trị tham khảo vì những bản dịch như thế rất khác với bản dịch hợp đồng. Trong trường hợp bạn không biết thực tích của công ty/người dịch, đừng ngần ngại hỏi họ về thành tích và kinh nghiệm của họ trong lĩnh vực này. Một công ty dịch thuật tốt là một công ty sẽ trả lời những câu hỏi như vậy một cách nghiêm túc và không dễ dàng nhận những dự án ngoài chuyên môn của họ.
Ngoài ra, còn có các công ty dịch thuật cung cấp các bản dịch thử nghiệm. Nếu bạn không thể đưa ra quyết định dựa trên thành tích của họ, bạn có thể yêu cầu bản dịch thử xem sao.
Các điểm liên quan đến tiêu chí đánh giá trong thực tế
Sau đây, chúng tôi sẽ giới thiệu những tiêu chí đánh giá trong thực tế như các biện pháp bảo mật, chi phí và ngày giao bản dịch. Những điểm này không liên quan trực tiếp đến chất lượng bản dịch, nhưng cũng là yếu tố quan trọng nếu bạn định yêu cầu dịch thuật.
Tiêu chí 6: Kiểm tra các biện pháp an ninh
Đối với cách doanh nghiệp, hợp đồng là văn bản chứa những thông tin cơ mật trọng yếu. Đặc biệt là các hợp đồng M&A, hoặc các hợp đồng ủy thác công việc có đương sự là người bên ngoài công ty thì rất cần được quản lí nghiêm ngặt. Trong trường hợp hợp đồng M&A bị rò rỉ thông tin trước ngày công bố, sẽ có những rủi ro xảy ra như chảy máu chất xám từ những nhân viên nội bộ cảm thấy bất an và bị công ty đối thủ cướp lấy cơ hội trong các buổi đấu thầu.
Cũng có trường hợp khi kí kết hợp đồng ủy thác công việc, đương sự có thể phải cung cấp cho đối tác những thông tin cơ mật như bí quyết của công ty. Nếu thông tin đó bị rò rỉ cho bên thứ ba, hậu quả không chỉ dừng lại ở việc các công ty đối thủ biết được bí quyết của công ty đương sự, mà khả năng bảo mật thông tin của công ty đối tác cũng sẽ bị nghi ngờ khiến uy tín của họ bị tổn hại nghiêm trọng.
Do đó, khi yêu cầu dịch thuật hợp đồng, bạn cần phải xác nhận rằng công ty dịch thuật có hệ thống quản lý thích hợp đối với việc xử lý thông tin cơ mật và thông tin cá nhân hay không.
Hãy kiểm tra theo các tiêu chí dưới đây để xác định mức độ bảo mật của công ty dịch thuật.
ⅰ. Có thiết lập chính sách bảo mật thông tin không?
- Chính sách bảo mật thông tin xác định các phương châm hoạt động và tiêu chuẩn đối phó liên quan đến bảo trì thông tin mật.
- Hãy xác nhận xem công ty dịch thuật đó có công bố chính sách bảo mật trên trang web công ty hay không.
ⅱ. Có thực hiện các biện pháp kỹ thuật?
- Ngoài người phụ trách ra, công ty có thể đảm bảo không còn người khác tiếp cận được thông tin?
- Nhân viên có được đào tạo về bảo mật thông tin hay không?
- Giải pháp bảo mật thiết bị đầu cuối như phần mềm chống vi-rút có được cài đặt và cập nhật định kì hay không?
ⅲ. Có các biện pháp vật lý không?
- Có quản lí người ra vào công ty hay không?
- Bản dịch đầu ra sẽ được xử lý như thế nào?
ⅳ. Có thực hiện các biện pháp liên quan đến nhân sự không?
- Nhân viên có được đào tạo về bảo mật thông tin hay không?
- Công ty dịch thuật đó có kí kết thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA) với nhân viên, nhân viên hợp đồng và các công ty đối tác không?
Tiêu chí 7: Kiểm tra phí dịch thuật
Khi nói đến phí dịch thuật, bạn nghĩ rằng đó chỉ là chi phí cho việc dịch thuật thôi đúng không? Thực chất phí dịch thuật là tổng chi phí của cả quá trình dịch thuật, bao gồm: (A) chi phí cho việc dịch thuật + (B) chi phí chỉnh sửa và hiệu đính sau khi khách hàng nhận bản dịch + (C) chi phí cho bố cục, định dạng và xử lí sơ đồ.
Do đó, khi đặt đơn dịch thuật, bạn cần phải đánh giá một cách toàn diện không chỉ chi phí cho việc dịch thuật mà còn cả các chi phí khác. Ngay cả khi chi phí cho việc dịch thuật cao hơn mức trung bình của thị trường, tổng chi phí có thể rẻ hơn vì hệ thống kiểm tra chặt chẽ và không cần chỉnh sửa quá nhiều sau khi dịch.
Ngược lại thì, khi giá dịch thuật rẻ hơn đáng kể so với giá thị trường, đó có thể là giá chưa bao gồm kiểm tra bởi người bản xứ và hiệu đính sau khi dịch, đồng thời trong quá trình giao dịch sẽ phát sinh thêm chi phí kiểm tra và chỉnh sửa, kết quả tiền mất tật mang là điều không thể tránh khỏi. Do đó, bạn đừng để bị lung lay bởi những lời nói suông mà hãy xem xét kỹ lưỡng bảng báo giá cũng như chất lượng của công ty rồi mới đưa ra quyết định cuối cùng.
Tiêu chí 8: Hãy kiểm tra xem công ty dịch thuật có đáng tin cậy không
Thực tế là rất khó để tìm kiếm thông tin chính xác liên quan đến các tổ chức dịch thuật nói riêng và ngành dịch thuật nói chung. Một phần vì, ngành dịch thuật là ngành có tốc độ thải cũ – thay mới cực kì khủng khiếp, số công ty phá sản nhiều tương đương với số công ty mới thành lập. Mặc dù khó để tìm được một công ty dịch thuật đáng tin cậy trong số các công ty dịch thuật liên tục bị đào thải, nhưng có năm điểm cơ bản cần lưu ý khi bạn muốn đánh giá một công ty dịch thuật.
ⅰ. Công ty đó có công khai thông tin doanh nghiệp trên trang web công ty không?
Công bố thông tin doanh nghiệp là một trong những nguyên tắc cơ bản nhất của một công ty. Chúng ta có thể thấy có nhiều công ty dịch thuật không làm điều này, và những công ty như thế trước tiên chưa đủ tin tưởng.
ⅱ. Trang web công ty có đăng tải hình ảnh của đội ngũ quản lí và thông tin lý lịch của họ không?
Việc đăng tải hình ảnh và hồ sơ cá nhân của đội ngũ quản lí là một trong những tiêu chí cho thấy công ty này rất coi trọng việc công bố và minh bạch thông tin. Đó cũng là cách công ty công khai với toàn thể công chúng về người sẽ chịu trách nhiệm nếu có bất kì một vấn đề xảy ra. Ở các công ty lớn của phương Tây, việc đăng tải bức ảnh của đội ngũ quản lý lên trang chủ là phương thức cơ bản để nâng cao uy tín, và nếu công ty nào không làm như vậy thì sẽ được xem là không đáng tin cậy.
ⅲ. Hồ sơ của người dịch/ điều phối viên dịch thuật có được công khai không?
Từ hồ sơ cá nhân, bạn có thể xác định được người dịch đó có thế mạnh trong lĩnh vực nào và có kiến thức nền ra sao. Dù khá ít công ty dịch thuật công khai thông tin của người dịch và điều phối viên dịch thuật, nhưng cũng chính điều đó trở thành phương thức tuyển lựa ra công ty tốt nhất.
Tổng kết
Chúng tôi đã xem xét các điểm cần lưu ý của dịch thuật hợp đồng trên cả hai phương diện là “chất lượng bản dịch” và “tiêu chí để đánh giá trong thực tế”.
Dịch thuật hợp đồng khác biệt đáng kể so với dịch tài liệu thông thường ở điểm nó đòi hỏi kiến thức chuyên môn về hệ thống pháp luật và tập quán thương mại. Xét trên khía cạnh dịch hợp đồng, người dịch cần thực một bản dịch chính xác chặt chẽ để giảm thiểu nguy cơ xảy ra trục trặc hết mức có thể. Ngành dịch thuật được biết đến là nơi không thường xuyên công khai thông tin, do đó đôi khi có thể khó chọn được công ty dịch thuật phù hợp nhất trong số rất nhiều công ty dịch thuật trên thị trường, nhưng tôi hy vọng rằng tám điểm được đề cập trên đây sẽ trở thành nguồn tham khảo hữu ích.
