Vì 対応 (hỗ trợ) và 応対 (phản hồi) là những cụm từ mà chỉ có sự thay đổi vị trí trước sau của các con chữ nên dường như người ta đang sử dụng chúng mà không mảy may suy nghĩ gì đến sự khác nhau của chúng. Tuy nhiên, đây lại là hai từ hoàn toàn có ý nghĩa không giống nhau nên cần phải phân biêt rõ ràng để sử dụng đúng cách. Trong bài viết lần này, chúng tôi sẽ làm rõ về ý nghĩa và sự khác biệt giữa 対応 và 応対, đồng thời giới thiệu cụ thể cách sử dụng chúng trong bối cảnh giao tiếp qua điện thoại và tiếp khách.
SỰ KHÁC BIỆT GIỮA 対応 VÀ 応対 LÀ GÌ?
Mục tiêu của 対応 là hoàn cảnh, mục tiêu của 応対 là con người
Sự khác biệt giữa 対応và 応対 nằm ở việc mục tiêu của chúng có phải là con người hay không. Khi nói 対応が良い (hỗ trợ tốt) thì thứ đang được đánh giá là cách giải quyết và xử lý dựa theo tình huống. Ngược lại, khi nói 応対が良い (phản hồi tốt) nghĩa là người nói đang khen ngợi cách giao tiếp và những quy tắc cư xử như thái độ và cách nói năng của bạn dành cho đối phương.
Ví dụ, 対応 (hỗ trợ) trong lúc nghe điện thoại thể hiện việc mà ta đang có hành động hay cách xử trí cụ thể đối với yêu cầu mà đối phương đưa ra. Còn 応対 (phản hồi) chỉ việc mà ta lắng nghe câu chuyện của người gọi đến và đáp lại họ. Nói cách khác, 応対chỉ dừng lại ở việc tiếp nhận và trả lời đối phương mà không bao gồm những hành động hay cách xử trí nào của ta đối với những sự việc liên quan đến với công việc của đối phương cả.
Ý NGHĨA CỦA 対応 VÀ 応対 LÀ GÌ?
Ý nghĩa của 対応 là việc hành động theo tình huống
Đối tượng 対応 (hỗ trợ) là những vấn đề và tình huống bao gồm hỏa hoạn và thiên tai… Trong trường hợp mà đối tượng là việc nghe điện thoại hoặc tiếp khách thì cho dù đối tượng mà bạn đang tiếp xúc có là con người đi nữa thì cái mà bạn đang đối mặt là những yêu cầu từ người đó và bạn phải tiến hành giải quyết và xử trí sao cho phù hợp với yêu cầu mà đối phương đưa ra.
Ví dụ, trong trường hợp xử lý khiếu nại (クレーム対応), chỉ đơn giản lắng nghe câu chuyện của đối phương thôi là chưa đủ, 対応 còn yêu cầu cả việc phải có những biện pháp xử trí sao cho phù hợp với lời phàn nàn từ đối phương.
Ý nghĩa của応対 là việc trả lời
Với ý nghĩa chỉ sự hồi đáp, con người trở thành đối tượng của 応対 (phản hồi). Ví dụ như khi trả lời lại câu chuyện của khách hàng, hành động mà người lễ tân đang thực hiện chính là 応対, còn việc xử lý những yêu cầu của khách hàng mà người phụ trách đang làm là 対応. Vì vậy, hãy chú ý đừng nhầm lẫn từ này với từ 接待 và viết lộn 応対 thành 応待 nhé.
Nếu bạn 応対tốt thì công tác 対応 sẽ trở nên suôn sẻ.
Người đầu tiên trả lời điện thoại hoặc tiếp khách không nhất thiết phải là người có thể giải quyết được vấn đề của đối phương. Có rất nhiều trường hợp phản hồi trước, xử lý sau nhưng việc 応対tốt hay tệ cũng ảnh hưởng lớn đến cảm xúc của đối phương.
Nếu bạn 応対 tốt khiến cho tâm tình đối phương hòa hoãn lại và cơn giận của họ dịu đi ngay cả khi họ đang có điều bất mãn, thì việc 対応 lúc sau sẽ diễn ra thuận lợi. Ngược lại, nếu như phản hồi không tốt, những thắc mắc đơn thuần có thể sẽ trở thành một lời khiếu nại nên hãy cố gắng 応対 tốt nhất có thể ngay từ lúc bắt đầu nhận điện thoại hoặc tiếp xúc với khách hàng nhé!
CÁCH SỬ DỤNG 対応 VÀ 応対 KHI NGHE ĐIỆN THOẠI
Lễ tân 応対, người phụ trách 対応
電話対応 (hỗ trợ cuộc gọi) và 電話応対 (phản hồi cuộc gọi) vẫn thường hay bị sử dụng nhầm lẫn với nhau. Tuy nhiên theo như những gì đã giải thích cho đến hiện tại thì nội dung của hai cuộc gọi này là hoàn toàn khác nhau. Từ lúc người đầu tiên nhận điện thoại cho đến khi họ lắng nghe vụ việc của đối phương chính là 応対, còn kể từ lúc bàn giao cho người phụ trách tiếp tục xử lý chính là 対応.
応対 đóng vai trò quan trọng trong việc khiến 対応 trở nên dễ dàng hơn
Nếu người trả lời điện thoại sử dụng kính ngữ phù hợp và có cách giao tiếp khiến đối phương thoải mái, họ sẽ nghĩ rằng “người này phản hồi tốt!”. Bên cạnh đó, nếu như người phụ trách có thể giải quyết một cách thỏa đáng và mau chóng những vấn đề mà đối phương đang gặp phải sẽ chứng tỏ rằng họ là người “hỗ trợ tốt”. Như vậy, có thể thấy là 応対 tốt sẽ khiến cho việc 対応 trở nên suôn sẻ hơn nhiều.
Phản hồi tốt là điều không thể thiếu để có thể hỗ trợ tốt, nó cũng giống như việc nếu bạn nhận được đường chuyền tốt thì bạn sẽ thực hiện cú sút dễ dàng hơn
CÁCH SỬ DỤNG対応 VÀ 応対 KHI TIẾP KHÁCH
Việc tiếp khách đòi hỏi bạn cần phải vừa 対応 vừa 応対
Tiếp khách trong thương mại và dịch vụ là công việc yêu cầu thực hiện song song việc 応対và 対応. Không chỉ nghe và thỏa mãn những yêu cầu của khách hàng, bạn còn có thể làm cho họ hài lòng trên cả mong đợi bằng cách tìm kiếm và đánh thức những mong muốn tiềm ẩn của họ và đưa ra những phương án mới. Nếu như bạn có thể cung cấp cho đối phương sự phản hồi và hỗ trợ khiến họ nghĩ “lần sau tôi sẽ quay lại chỗ này”, thành quả kinh doanh cũng sẽ tự động được nâng cao.
Có thể nâng cao giá trị bổ sung bằng 応対
対応trong ngành dịch vụ và kinh doanh buôn bán là việc giải quyết các sự cố và việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ đến tay khách hàng nhưng nhờ vào 応対, ta có thể nâng cao các giá trị bổ sung cho nó.
Dù cho cả hai shop đều đang bán các sản phẩm giống nhau với mức giá ngang nhau đi chăng nữa thì mấu chốt khiến khách hàng cảm thấy “shop này tốt hơn shop kia” phần lớn nằm ở cách mà nhân viên của shop phản hồi khách hàng. Không chỉ cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho khách, ta cũng không thể lơ là việc phản hồi để mang đến cho khách hàng những giây phút thoải mái, dễ chịu.
TỔNG KẾT
Ngoài sự khác biệt và ý nghĩa của 応対 (phản hồi) và 対応 (hỗ trợ), chúng tôi cũng đã giải thích thêm về cách sử dụng của chúng trong lúc nghe điện thoại và tiếp khách. 対応 và 応対 là những từ ngữ rất giống nhau, tuy nhiên chúng lại có sự khác biệt trong khoản đối tượng của chúng là sự việc hay là người.
応対 không phải là những hành động trực tiếp nhằm giải quyết vấn đề. Tuy nhiên, do đối tượng của 応対 chính là con người nên bạn cần phải chú ý đến vấn đề này hơn nhé. Bởi vì nếu như bạn vội vàng trong việc 対応 chỉ vì bạn quá chú trọng đến năng suất thì bạn sẽ gặp phải thất bại đấy!
CÔNG TY TNHH GIÁO DỤC VÀ DỊCH THUẬT IFK
Chuyên cung cấp các dịch vụ sau:
Dịch vụ biên phiên dịch tiếng Nhật, Anh, Việt
Dịch vụ làm CV tiếng Nhật
Dịch vụ tư vấn du học Nhật Bản
Chương trình internship tại Nhật Bản cho trường liên kết
Email: info@translationifk.com
Hotline: 0282.247.7755/ 035.297.7755
Website: https://translationifk.com
Facebook: Dịch Thuật Tiếng Nhật IFK
