Cách để ghi chú hiệu quả và hữu ích

Item: Cách để ghi chú hiệu quả và hữu ích
Rating: 5
Author: Vũ Á Châu

Bạn có bao giờ thử hình dung về những điểm chung của những “người làm tốt công việc” chưa ? “Có động lực”, “Ra quyết định nhanh”, “Ứng biến tốt” là những điểm mà bạn sẽ đề cập tới khi nghĩ tới đúng không nào ? Trên thực tế, ngoài những hành động và cách cư xử thì họ còn có 1 điểm chung khác đó là “ghi chú tốt”.

Vì vậy ở bài viết này, IFK sẽ giới thiệu đến bạn cách ghi chép hữu ích cho việc cải thiện kĩ năng và sự nghiệp của bạn. Hãy cũng tìm hiểu kĩ thuật ghi chú “có thể” và hướng tới mục tiêu trở thành người nhân viên tốt hơn.

Việt ghi chú có liên quan đến việc bạn được việc hay không ?

Ví dụ, có rất nhiều tình huống trong công việc mà bạn nên ghi chép chẳng hạn như trong các cuộc họp hay đàm phán kinh doanh, các yêu cầu và chỉ thị từ cấp trên của bạn, tất cả những tình huống này IFK nghĩ ai cũng sẽ và đã trải qua một lần. Vậy mục đích của việc ghi chú này ngay từ đầu là gì ?

“Ghi chú” có nghĩa là ghi lại những thông tin bạn đã học để không quên nó. Tuy nhiên các bản ghi nhớ sẽ không hoạt động hiệu quả nếu bạn chỉ sao chép những gì nghe được một cách mù quáng. Ghi chú không chỉ là ghi lại thông tin, mà còn là tóm tắt lại thông tin và viết ra những ý tưởng của bạn.

Mục đích thật sự của việc ghi chú là để tóm tắt những điểm chính và suy nghĩ về cách tận dụng chúng. Người ta cho rằng đây là lý do tại sao một người nhân viên tốt là một người giỏi ghi chép”.

Bây giờ hãy cùng xem qua những lợi ích của việc ghi chép nhé.

1.Có khả năng tóm tắt được ý chính

Có rất nhiếù thông tin được trình bày trong các cuộc họp và đàm phán. Khi ghi chú bạn không nên viết ra tất cả mọi thứ,mà hãy tìm hiểu, sắp xếp các điểm và từ khóa của những thông tin quan trọng.

Nói chung, bằng cách tập thói quen ghi chú tốt, bạn sẽ có khả năng sắp xếp thông tin, tìm ra những điểm chính. Bạn có thể làm việc chính xác và hiệu quả trong những tình huống công việc khác nhau.

2.Bạn có thể tập hợp các suy nghĩ của mình, tạo ra ý tưởng

Khi bạn đang nghĩ về một dự án nào đó, bạn có từng nghĩ rằng bạn “có ý tưởng trong đầu” chưa ? Tuy vậy, nếu chỉ nghĩ ra ý tưởng thôi thì chưa đủ để hiện thực hóa chúng được.

Do đó việc “tóm tắt” xem bạn đang có những suy nghĩ như thế nào trở nên rất quan trọng. Bằng cách viết suy nghĩ của bạn ra giấy và diễn đạt thành lời, bạn có thể làm nổi bật chủ đề, điểm chính trong ý tưởng của bạn, đồng thời nhìn thấy lối đi để thực hiện hóa những suy nghĩ của bạn.

Hơn nữa, nếu bạn viết ra 1 điều gì đó xuất hiện trong đầu bạn, bạn có thể nảy ra những ý tưởng khi bạn làm việc. Khi đó, dù chỉ là một bản ghi nhớ thông thường, nó vẫn có thể hữu ích cho dự án bạn đang làm việc bằng cách xem lại ghi chú một ngày sau đó. Ngoài ra, bằng cách liên kết các ghi chú không liên quan tới nhau, bạn thể thể nảy ra ý tưởng mới.

“Nếu bạn có hứng thú, và nảy ra ý tưởng mới trong đầu, hãy ghi chú lại ngay”, nếu bạn ghi nhớ điều này, bạn có thể sử dụng việc ghi chú như một cuốn tư liệu của riêng mình để phát triển ý tưởng sau này.

3.Bảo vệ dung lượng ghi nhớ của trí não bằng cách ghi chú

1 trong những ưu điểu của việc ghi chú là bạn không thể quên khi bạn đã ghi chú lại.

Thật không may, bạn không thể giữ lại 100% trí nhớ của bạn. Bạn càng có nhiều công việc thì bạn càng phải ghi nhớ nhiều thông tin hơn. Do có nhiều thứ (phải nhớ) trong đầu nên việc các thông tin bị trộn lẫn vào nhau khiến công việc của bạn bị xáo trộn. Hãy giữ chúng trong một bản ghi chú để bạn có thể sắp xếp lại đầu óc của mình và xem lại nếu bạn quên mất.

Bằng cách ghi chép, bạn sẽ “nhường không gian suy nghĩ” cho não mình. Do đó, bạn có thể cảm thấy thoải mái hơn, có thể tạo cơ hội nảy ra những ý tưởng mới.

Những trường hợp về việc ghi chú tệ

Sau khi đã giới thiệu qua những lợi ích của việc ghi chép, IFK sẽ giới thiệu đến bạn những cách ghi chép không tốt, mà bạn thường có xu hướng mắc phải và gặp khó khăn. Nếu bạn lo rằng bạn ghi chép hằng ngày những chưa tận dụng được hết thì hãy kiểm tra xem những điểm sau đây bạn có mắc phải không và thử áp dụng những lời khuyên này nhé.

1.Ghi lại toàn bộ nội dung bạn đã nghe

Những lời của cấp trên, anh chị đàn trên, lời của khách hàng trong buổi nói chuyện về công việc, bạn có thể sẽ chỉ tập trung ghi chú lại tất cả, bạn có thể gặp những trường hợp như “Không ghi lại được những điểm chính”, “Sau khi xem lại thì không hiểu”.

Khi ghi chú, bạn hãy xác định và ghi lại những điểm quan trọng. Trong trường hợp đối phương nói 1 vấn đề nhiều lần, hãy chỉ ghi lại nội dung đó 1 lần.

2.Tôi không biết đã ghi điều này ở đâu

Tôi không biết đã ghi điều này ở đâu và nội dung là gì. Nếu bạn tiếp tục ghi chú mà không ý thức bạn đã ghi nó ở đâu thì sẽ rất khó khăn khi bạn tìm lại nội dung bạn đã viết cũng như khó tạo thói quen xem lại ghi chú.

Bạn có thể dễ dàng biết được bản ghi chú được ghi ở đâu, khi nào bằng cách viết ngày tháng ở đầu ghi chú, và viết ghi chú mới ở 1 trang khác.

3.Tôi không thể đọc được chữ của mình viết

Khi ghi chú thì không cần thiết là bạn phải viết chữ đẹp, Tuy nhiên, vào lúc bạn xem lại ghi chú sau đó, bạn có thể sẽ bất ngờ vì lý do “Không thể hiểu được bản thân đã viết gì vì chữ quá xấu”.

Trong nhiều trường hợp, ghi chú yêu cầu bạn ghi chép với 1 tốc độ nhật định, hãy cố gắng viết ít lại bằng các kí tự dễ đọc hơn.

4 Điểm để bạn ghi chú tốt hơn

Dựa trên những khó khăn đã nêu ở trên, hãy cùng khắc phục những điều đó bằng cách thực hành những phương pháp ghi chép sau đây với mục tiêu trở thành một nhân viên giỏi nhé.

1. Tóm tắt ghi chú trong 1 trang

Điều quan trọng trong việc ghi chú là bản ghi chú phải dễ lấy thông tin khi cần, như khi bạn đưa ra ý tưởng hay viết nội dung của cuộc họp. Thế nhưng, các tờ giấy ghi chú sẽ dễ bị rơi, mất, thế nên sử dụng một cuốn sổ tay, sổ ghi chú sẽ khiến việc ghi chú dễ dàng hơn. Dù cho bạn ghi chú gọn gàng và đẹp tới đâu, nếu các phần thông tin được chia ra viết ở nhiều ghi chú khác nhau thì sẽ rất khó xem và sắp xếp theo thứ tự thời gian. Hãy giữ các ghi chú của bạn trong một cuốn ghi chú để sắp xếp thông tin bạn tốt hơn.

2.Chừa chỗ trống

Khi ghi chú hãy chừa ra 1 khoảng trống vừa đủ. Trong chỗ này, bạn có thể ghi những ý tưởng, hay thông tin sau khi đã tìm hiểu vào sau đó, nó cũng giúp bạn chỉnh sửa lại các ghi chú của mình.

Nếu có nhiều chỗ trống hơn sẽ có một điểm lợi là bạn sẽ dễ xem lại hơn so với các ghi chú có chữ được viết kín trang.

3.Dùng các màu bút khác nhau để ghi chú

Dùng 3 màu bút là 1 phương pháp để khiến bạn đọc lại ghi chú dễ hiểu hơn. Ví dụ như dùng bút đen để ghi chú các nội dung khi bạn nghe, bút đỏ là cho các nội dung quan trọng, bút xanh cho những nhận xét. Với cách làm này, bạn dễ hiểu hơn ghi đọc lại nội dung.

4.Viết bằng bút không thể xóa

“Bút bi có thể xóa”, “bút chì” là loại bút được nhiều người sử dụng do có ưu điểm là dễ nhìn vì có thể xóa những nội dung ghi sai. Tuy nhiên bạn hãy viết bằng bút không thể xóa

Ví dụ cho lời khuyên này: Khi lịch trình thay đổi bạn có thể vẽ một mũi tên cạnh ngày giờ cũ và viết ngày giờ mà bạn đã lên lịch lại. Bằng cách này, bạn có thể giữ 1 bản ghi về những nội dung bạn đã thay đổi, tránh phải tranh luận với những lý lẽ cùn như “tôi được nói”, “tôi nghe được”.

Nếu mắc lỗi, hãy gạch ngang để xóa nó. Nếu bạn để lại những sai sót đó, chúng có thể trở thành gợi ý cho một số ý tưởng ghi bạn xem lại

Tổng kết

Tùy vào các bạn chọn, bạn có thể cải thiện cách ghi chú hữu ích cho công việc của mình. Bài viết này, chúng tôi đã lựa chọn cẩn thận các kỹ thuật cải thiện ghi nhớ có thể dễ dàng kết hợp để giới thiệu đến bạn, vì vậy bạn hãy thử luyện tập nhé.

Sắp xếp được đầu óc sẽ giúp bạn đạt được kết quả công việc hiệu quả và năng suất hơn. Hãy hướng tới mục tiêu trở thành một nhân viên tốt bằng cách xem lại cách ghi chép được thực hiện hàng ngày nhé.