Trong kinh doanh có rất nhiều dịp mà bạn sẽ bày tỏ lòng biết ơn của mình với người khác, chẳng hạn như khi bạn được chăm sóc hoặc được đãi ngộ đặc biệt điều gì đó. Nếu bạn có cơ hội gặp mặt trực tiếp để nói lời cảm ơn, bạn sẽ dễ dàng truyền tải cảm xúc qua giọng nói và nét mặt của mình. Tuy nhiên, nếu bạn không có thời gian đến gặp hay đối phương bận thì hãy sử dụng mail.
ビジネスではお世話になった時や、何か特別な計らいをしてもらった時など、感謝の気持ちを伝える場面が多くあります。 直接顔を合わせてお礼を言える場合は、表情や声のトーンでその気持ちもストレートに伝わりやすいものです。しかし、会いに行く時間をすぐに確保できない場合や、相手が忙しい場合は、メールを活用しましょう。
1. Những điểm quan trọng khi gửi mail cảm ơn - お礼メールを送る際の大切なポイント
1）Gửi mail cảm ơn càng sớm càng tốt
Khi bày tỏ lòng biết ơn đối với người đã chăm sóc giúp đỡ bạn, chăm chút để ý nội dung là điều rất quan trọng, nhưng tốc độ gửi mail cũng quan trọng không kém. Nếu bạn để quá lâu, tình cảm muốn bày tỏ của bạn sẽ giảm đi một nửa, vì vậy hãy nhớ gửi mail cảm ơn ngay trong ngày. Tốt nhất bạn nên gửi nó vào buổi tối trong ngày nếu đó là một sự kiện vào buổi sáng hoặc vào sáng ngày hôm sau nếu đó là một sự kiện vào buổi chiều hoặc buổi tối. Gửi nó muộn nhất vào ngày hôm sau và sử dụng hiệu quả mail cảm ơn như một công cụ để xây dựng mối quan hệ tin cậy với đối phương.
1）お礼メールは早めに送ろう
お世話になった相手に感謝の気持ちを伝えるときは、メールの文面にこだわることも大切ですが、メールを送るスピードも非常に重要です。時間を空けすぎてしまうと、伝わる想いも半減してしまうため、当日中にお礼メールを送ることを心がけましょう。午前中の出来事に関するものであれば、その日の夕方までに、午後や夜の出来事であれば、翌日の午前中までに送るのがベストです。遅くても翌日までには送り、相手と信頼関係を築くためのツールとして、お礼メールを有効活用しましょう。
2) Tiêu đề dễ hiểu
Mặc dù chỉ là điều cơ bản trong mail doanh nghiệp, nhưng chúng ta có thể hiểu được ngay nội dung của mail khi nhìn vào tiêu đề.
Ví dụ, đối với ngoài công ty, hãy dùng những tiêu đề dưới đây.
・お時間をいただきましたお礼【社名・名前】-Lời cảm ơn vì ngài đã dành thời gian (Tên công ty・Tên)
Nếu cùng một công ty, sẽ dễ hiểu hơn nếu bạn đưa tên phòng ban và tên mình vào tiêu đề như cách dưới đây.
・懇親会のお礼【部署・名前】- Lời cảm ơn về tiệc giao lưu (Tên phòng ban・Tên)
・ご同行のお礼【部署・名前】- Lời cảm ơn vì đã đồng hành (Tên phòng ban・Tên)
2）件名は分かりやすく
ビジネスメールの基本でもありますが、件名を見てどんな内容なのかが分かるものにします。
例えば、社外に対しては、以下のような件名を。
・お時間をいただきましたお礼【社名・名前】
社内に対しては、以下のように部署名と名前まで件名に入れておくとより分かりやすいでしょう。
・懇親会のお礼【部署・名前】
・ご同行のお礼【部署・名前】
3）Đừng sử dụng từ “取り急ぎ(Toriisogi)”
“取り急ぎお礼まで” tuy thường được sử dụng, nhưng nó lại mang ý nghĩa là “Tôi xin lỗi, tôi không thể cảm ơn đủ vì tôi đang bận”
Sẽ thật lãng phí khi gây nên ấn tượng rằng một email truyền tải lòng biết ơn đã làm một cách qua loa.
Nếu bạn muốn cảm ơn bạn lần nữa sau đó, bạn nên sử dụng các cách diễn đạt như “まずはお礼を申し上げます” (Đầu tiên, tôi xin chân thành cảm ơn) thay vì từ “取り急ぎ(Toriisogi)”.
3）「取り急ぎ」は使わない
「取り急ぎお礼まで」という言葉はよく使われがちですが、「他に急いでいることがあるので十分なお礼を言えず、すみません」という意味です。
せっかく感謝の気持ちを伝える目的のメールが、手抜きをした印象になるのはもったいないです。
後から改めてお礼をする場合は「取り急ぎ」という言葉の代わりに、「まずはお礼を申し上げます」などの表現をおすすめします。
4）Đừng biến nó thành những dạng câu cố định
Mặc dù nói rằng gửi mail cảm ơn càng sớm là càng tốt, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn có thể gửi những câu dạng cố định được sử dụng bởi bất kỳ ai ở bất cứ đâu vì ưu tiên tốc độ.
Trong mail, hãy đưa vào mail những cảm nhận về những gì chuyện đã xảy ra vào ngày hôm đó để cố gắng nhấn mạnh rằng “Tôi viết mail gửi cho ngài”. Làm như vậy đối phương sẽ khơi lại kí ức và sẽ dễ dàng có ấn tượng tốt với bạn.
4）定型文にならないように
お礼メールを送るスピードは、速ければ速いほどいいということをお伝えしましたが、だからといって、スピードを優先するあまり、どこでも誰にでも使えるような定型文を送るのはできるだけ避けたいところです。
文中には、その日の出来事に関する感想や思い出に残ったエピソードなどを盛り込み、「あなたのために書いたメールである」ということを強調するようにしてください。そうすることで、相手もあなたとの思い出がよみがえり、いい印象を持ってもらいやすくなるでしょう。
5）Cố gắng bày tỏ lòng biết ơn đối với bất cứ điều gì
Tuy nhiên, nếu chỉ nói “ありがとうございました (Cảm ơn)” thì sẽ rất khó truyền tải được tâm tư của mình về những điều gì đó, sẽ gây nên ấn tượng rằng lời cảm ơn này chỉ mang tính chất sự vụ.
Hãy cố gắng đưa ra chủ đề cụ thể để bày tỏ lòng biết ơn
5）何に対して感謝しているか伝わるようにする
ただ「ありがとうございました」だけ書くと、何に対してそう思ったのか伝わりづらく、事務的に送っているような印象もあります。
主語を具体的にし、何に対して感謝しているのかが伝わるようにします。
Ví dụ – 例文
・結構な品をいただき誠にありがとうございます。
(Xin chân thành cảm ơn vì món quà ạ.)
・お気遣いくださりありがとうございます。
(Xin cảm ơn vì đã quan tâm lo lắng cho tôi ạ.)
・このたびは暑い中お越しくださりありがとうございます。
(Xin cảm ơn vì đã ghé thăm ngay trong thời tiết nóng như thế này)
・貴重なお時間をいただきありがとうございます。
(Xin cảm ơn vì đã dành thời gian quý báu của ngài)
6）Cẩn thận viết những câu kết thúc
Vì các câu kết thúc liên kết toàn bộ văn bản, nên nếu không kết thúc một cách nhạt nhẽo, thì văn bản sẽ trở nên tốt hơn hẳn với thái độ lịch sự.
・まずはお礼を申し上げたくご連絡させていただきました。ありがとうございました。
(Lời đầu tiên, xin cảm ơn vì đã liên hệ với chúng tôi.)
・メールにて大変恐縮ですが、まずはお礼を申し上げます。引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
(Thật ngại vì gửi mail cho bạn, nhưng lời đầu tiên, xin cảm ơn bạn. Xin bạn hãy chiếu cố.)
6）締めの言葉まで丁寧に書く
結びの言葉は文章全体を引き締めるものですので、あっさりと終わらせず、丁寧さを伝えることで本文も引き立ちます。
・まずはお礼を申し上げたくご連絡させていただきました。ありがとうございました。
・メールにて大変恐縮ですが、まずはお礼を申し上げます。引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
2. Những ví dụ về mail cảm ơn -「お礼のメール」ビジネス例文
- 件名：訪問のお礼
〇〇株式会社 〇〇部 △△△△様
本日、訪問いたしました株式会社〇〇の△△△△でございます。
このたびはお忙しい中、貴重なお時間をいただき、まことにありがとうございました。
〇〇様にいただきました〇〇のご指摘をふまえ、最適なご提案ができるよう、すぐに検討を進めてまいります。
他に何か気になる点がございましたら、どんなことでも結構ですのでご連絡いただきたく存じます。
次回は◯月◯日◯時に伺わせていただきます。
どうぞよろしくお願い致します。
メール署名
2. 件名：食事会のお礼
〇〇部長
お疲れさまです。△△（自分の名前）です。
昨日はお忙しい中、貴重なお時間を割いていただきありがとうございました。
仕事をする上で参考になるお話しをいろいろと伺うことができ、大変勉強になりました。
まだまだ至らない点が多く、ご心配をおかけしますが、今後ともよろしくお願いいたします。
どうぞ良い週末をお過ごしくださいませ。
（メール署名）
Công Ty Giáo Dục Và Dịch Thuật IFK
Địa chỉ 1: Tầng 14, HM Town, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, P.5, Q.3, HCM.
Địa chỉ 2: Tầng 5 – C5.17 Imperial Place, 631 Kinh Dương Vương, An Lạc, Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh
Dịch vụ dịch thuật tiếng Nhật, Dịch thuật công chứng uy tín tại Tp Hồ Chí Minh.
Thường xuyên mở các lớp đào tạo tiếng Nhật tại Bình Tân – Tp. Hồ Chi Minh.
Dịch vụ tư vấn chuẩn bị hồ sơ du học Nhật Bản
Email: info@translationifk.com
Hotline: 0282.247.7755/ 035.297.7755
Website: https://translationifk.com
Facebook: Dịch Thuật Tiếng Nhật IFK
