Cách viết mail chuyên nghiệp hơn

Chữ trên màn hình máy tính sẽ khó đọc hơn chữ trên giấy, vì nó gây mỏi mắt. Chính vì vậy, chúng ta cần phải chú ý đến cách trình bày giống như nội dung vậy. Cho dù ý tưởng có hay như thế nào đi chăng nữa nhưng nếu khó đọc thì nó cũng không thể truyền tải được ý đồ đến đối phương.

Hãy chú ý những điểm sau đây, để viết được mail chuyên nghiệp hơn:

Định dạng văn bản
Chú ý đến sự khác nhau của font chữ
Thiết lập khoảng cách dòng phù hợp
Hãy chú ý đến độ dài 1 dòng
Sử dụng nhiều dấu phẩy
Tránh sử dụng từ chuyên môn
Sử dụng đường kẻ và ký hiệu
Không sử dụng các ký tự phụ thuộc vào máy

Số lượng người sử dụng điện thoại để kiểm tra mail thì đang tăng, nhưng ta sẽ không biết họ sẽ xem mail bằng thiết bị nào. Nên chúng ta phải thiết đặt để có thể dễ đọc trên cả điện thoại và máy tính.

1. Định dạng văn bản

Trong mail thì gồm có định dạng văn bản và định dạng HTML.

Với định dạng HTML thì ta có thể thêm hình ảnh, thay đổi kích thước chữ (kích thước font chữ), thêm màu sắc và đính kèm hình ảnh vào mail. Tuy nhiên, trái ngược với việc có thể làm nổi bật như vậy, thì không chỉ lượng dữ liệu sẽ trở nên rất lớn, mà tuỳ vào chương trình mail cũng sẽ có trường hợp nó sẽ không hiển thị được.

Đối với những người sử dụng mail lâu năm thì định dạng HTML chính là dấu hiệu của người mới bắt đầu

Dù chúng ta không thay đổi màu sắc hay kích thước chữ, nhưng nếu chú ý điểm dưới đây thì ta hoàn toàn có thể điều chỉnh bố cục để dễ đọc hơn.

Nếu đang cố gắng viết mail một cách chuyên nghiệp trong kinh doanh, thì hãy gửi nó ở định dạng văn bản.

2. Chú ý đến sự khác nhau của font chữ

Có 2 loại font chữ là font có chiều rộng cố định và font có thể thay đổi chiều rộng. Font chữ có chiều rộng cố định là font có kích thước các ký tự đều giống nhau. Font có thể thay đổi chiều rộng là font chữ có thể thu hẹp khoảng cách tuỳ vào ký tự.

Tóm lại là, nếu bạn viết 30 chữ あ liên tục bằng font có chiều rộng cố định và viết 30 chữ あ liên tục bằng font có thể thay đổi chiều rộng thì cho dù có viết cùng số lượng từ của cùng 1 từ thì độ dài của câu cũng sẽ thay đổi.

Mặc dù ta không biết nên sử dụng font chữ nào mới đúng, nhưng ta phải biết 1 điều là “font chữ của mình dùng và font chữ của đối phương chưa chắc là không giống nhau”. Chính vì vậy, tuỳ vào trạng thái của đối phương mà ta nên tránh tạo các văn bản có bố cục thay đổi quá nhiều.

Nếu bạn muốn đối phương xem y nguyên bố cục bạn đã thiết đặt, thì nên thêm vào một câu như sau:

“Mail này được tạo bằng font chữ …

Hãy xem bằng font chữ …”

( ba chấm là tên font chữ)

3. Thiết lập khoảng cách dòng phù hợp

Việc theo dõi liên tục chữ trên màn hình sẽ khiến cho mắt chúng ta bị mỏi. Vì vậy hãy ngắt dòng thật phù hợp để mắt bạn không bị mỏi. Chỉ bằng việc thêm 1 dòng trống vào mỗi đoạn (đoạn khoảng từ 2-3 dòng) là sẽ khiến mail trở nên dễ đọc hơn

4. Hãy chú ý đến độ dài 1 dòng

Số chữ trên một dòng dù dài hay ngắn thì nó cũng sẽ trở nên khó đọc. Nói chung, mail dễ đọc nhất là khi mỗi dòng có khoảng 20 đến 30 chữ. Ngoài ra hãy ngắt dòng bằng dấu phẩy hoặc cụm từ ( dùng khi ý nghĩa bị thay đổi).

Nếu bạn tiếp tục trả lời, số lượng ký tự “>” sẽ tăng lên. Do đó, số chữ trên một dòng trở nên dài và có thể xảy ra ngắt dòng ở những vị trí không mong muốn.

Để tránh điều này, bạn có thể bắt đầu một dòng mới với số lượng ký tự nhỏ hơn một chút. Chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu một dòng mới với 20 đến 25 ký tự.

5. Sử dụng nhiều dấu phẩy

Hãy cố gắng thêm dấu phẩy một cách hợp lý. Nhưng hãy lưu ý rằng nếu có quá nhiều, nó sẽ làm cho mail trở nên khó đọc. Ngoài ra, nếu bạn sử dụng quá nhiều dấu phẩy, nó có thể trông khá là ấu trĩ, đặc biệt là với các email công việc.

6. Tránh sử dụng từ chuyên môn

Nếu gửi mail cho người không phải là chuyên gia, thì bạn nên chọn dùng những từ dễ hiểu. Vì nếu như đối tượng ta gửi thư chỉ là khách hàng thông thường, mà ta lại dùng từ chuyên môn thì nó sẽ phát sinh hiểu nhầm.

Vì vậy, cho dù bạn có thể hiện kiến thức của mình nhưng lại không truyền đạt được nội dung cốt lõi thì nó sẽ làm mất đi ý nghĩa của mail.

Nếu trong trường hợp bắt buộc phải dùng từ chuyên môn thì bạn hãy đính kèm chú giải trong ngoặc đơn và thêm từ. Tuy nhiên, trong trường hợp trao đổi với chuyên gia hoặc người trong ngành thì bạn có thể thoải mái dùng từ chuyên môn.

7. Sử dụng đường kẻ (boder) và ký hiệu

Nếu bạn có nhiều mục trong mail, hãy sử dụng các ký hiệu như “○ ● ◎ ■ ◇ ★” trước tựa đề hoặc sử dụng đường kẻ (boder) ở câu kết.

Tuy nhiên cũng phải lưu ý rằng bạn sử dụng quá nhiều ký hiệu và đường kẻ, thì có thể bị coi là quá ấu trĩ. Nên thay vì sử dụng ký hiệu bạn cũng có thể dùng số 1,2,3… hoặc chữ cái như a, b,c… để thay thế.

8. Không sử dụng các ký tự phụ thuộc vào máy

Có những ký tự nó hiển thị được ở trên máy tính của bạn nhưng nó lại không hiển thị được trên máy tính đối phương. Điều này xảy ra khi cấu hình máy tính của bạn và đối phương khác nhau. Các ký tự không được hiển thị được gọi là “ký tự phụ thuộc vào máy” và nó là một trong những nguyên nhân gây ra hiện tượng các ký tự bị cắt xén.

Ví dụ như, nếu bạn nhập số “1” được khoanh tròn trên Windows, nó sẽ được hiển thị là “ngày” trên MacOS

Để tránh trường hợp này xảy ra thì có các trang web và phần mềm miễn phí cho phép bạn kiểm tra xem các ký tự phụ thuộc vào máy có được đưa vào văn bản hay không. Nếu phần mềm email của bạn không có chức năng kiểm tra ký tự phụ thuộc vào máy thì bạn nên sử dụng các công cụ này để kiểm tra.