Khi làm việc trong công ty Nhật Bản, sẽ có nhiều khoảnh khắc bạn được thấy tầm quan trọng của HOURENSOU. Tuy nhiên, dù biết rằng HOURENSOU quan trọng nhưng vẫn có nhiều người không hiểu cách vận dụng HOURENSOU vào thực tế như thế nào. Ắt hẳn cũng đã có không ít người vừa mới đi làm không lâu đang đau đầu vì mãi vẫn chưa thành thạo HOURENSOU. Có vẻ như ngay cả nhiều người quản lý cũng gặp khó khăn trong việc phổ biến HOURENSOU trong bộ phận của mình.
Trong bài viết lần này, chúng tôi sẽ giải thích về những điểm cơ bản nên tuân thủ trong HOURENSOU cũng như cách nắm bắt HOURENSOU để trở nên linh hoạt hơn trong mọi tình huống cần đến kỹ năng này.
HOURENSOU là gì
HOURENSOU là từ viết tắt gộp chung của ba từ: báo cáo (HOUKOKU), liên lạc (RENRAKU) và trao đổi (SOUDAN), là kỹ năng giao tiếp cơ bản trong doanh nghiệp.
Đầu tiên, tôi sẽ giải thích định nghĩa của ba từ khóa HOUKOKU, RENRAKU và SOUDAN.
1. Định nghĩa của HOUKOKU (BÁO CÁO)
HOUKOKU là việc người đảm nhận nhiệm vụ đó phải báo cáo về tiến độ và tình hình của nhiệm vụ. Đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh, HOUKOKU được dùng với ý nghĩa cấp dưới báo cáo về tình hình cũng như kết quả dự án nhằm đáp ứng chỉ thị, mệnh lệnh, yêu cầu từ cấp trên.
Ví dụ như, bạn nhận được yêu cầu “tạo tài liệu” từ cấp trên, bạn phải báo cáo rằng bạn đã nộp tài liệu chưa, tài liệu đã hoàn thành chưa. Khi dùng với ý nghĩa đó, có thể nói HOUKOKU là hình thức giao tiếp bắt buộc trong doanh nghiệp.
2. Định nghĩa của RENRAKU (liên lạc)
RENRAKU chỉ việc thông báo cho mọi người về thông tin nào đó. Đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh, RENRAKU được dùng với ý nghĩa phổ biến sự kiện, sự việc cho tất cả những người liên quan. Điều quan trọng là bạn chỉ được nói bản chất sự thật đó chứ không được thêm ý kiến của bản thân vào.
Ví dụ như trong giai đoạn tiến hành dự án, nếu có bất kỳ vấn đề nào đột ngột phát sinh thì bạn phải thông báo với tất cả những người có liên quan đến dự án rằng “Có vấn đề đã xảy ra”. Đó chính là ý nghĩa của RENRAKU
3. Định nghĩa của SOUDAN
SOUDAN chỉ việc thảo luận và lắng nghe ý kiến của người khác khi cần quyết định một điều gì. Trong lĩnh vực kinh doanh, sẽ có nhiều lúc bạn phải đối mặt với những tình huống chưa bao giờ bạn gặp phải trước đây, và có thể bạn sẽ đưa ra những quyết định sai lầm mà bạn không hề ý thức được. Trong những lúc như vậy, bạn cần thảo luận với cấp trên, tiền bối hoặc đồng nghiệp để thu thập càng nhiều ý kiến, phán đoán tình huống và đưa ra quyết định đúng đắn hết mức có thể.
Sau khi đã hiểu về HOURENSOU, tiếp theo đây chúng tôi sẽ giải thích vì sao HOURENSOU lại quan trọng trong doanh nghiệp Nhật Bản.
Vì sao HOURENSOU lại quan trọng?
Loại trừ những trường hợp kinh doanh một mình thì hầu hết các doanh nghiệp khác đều sử dụng HOURENSOU.
Những doanh nghiệp áp dụng hình thức đội nhóm thì việc các thành viên hiểu nhau là rất quan trọng. Trong trường hợp vì các thành viên không hiểu nhau sẽ có thể xảy ra sự cố dẫn đến làm chậm tiến độ công việc.
Vậy thì, nếu bỏ qua HOURENSOU thì hậu quả sẽ như thế nào?
Teamwork là điều thường xuyên thực hiện trong công việc. Vì có nhiều người cùng tham gia thực hiện nhiệm vụ, dự án cùng một lúc, nên tiền đề để teamwork diễn ra suôn sẻ là mọi người thực hiện công việc theo đúng kế hoạch đã đề ra.
Do đó, nếu có bất kỳ sự cố nào xảy ra khiến công việc không thể triển khai theo đúng kế hoạch thì việc đưa ra biện pháp giải quyết là điều bất khả nếu không thực hiện HOURENSOU.
Điểm cần lưu ý khi thực hiện HOURENSOU
Điều quan trọng khi HOURENSOU cho đối phương, đặc biệt là cấp trên, bạn hãy nhớ trình bày theo cách diễn dịch: nói kết luận trước rồi trình bày nội dung sự việc một cách ngắn gọn sau.
Nếu bạn HOURENSOU theo cách quy nạp – kể đầu đuôi sự việc rồi mới kết luận thì sẽ có nhiều thông tin dư thừa được đưa vào và khiến đối phương khó nắm bắt được ý chính của câu chuyện.
Do đó, hãy bắt đầu nói từ phần kết luận và tóm tắt những thông tin cần thiết, như thế thì bạn sẽ dễ dàng truyền đạt những điểm chính của sự việc cho đối phương hơn.
Mục đích của HOURENSOU
HOURENSOU đa phần sẽ bắt đầu từ giai đoạn cấp dưới nhận chỉ thị từ cấp trên.
Tuy nhiên, nếu bạn không hiểu mục đích của những chỉ thị đó, bạn sẽ không thể HOURENSOU đúng với yêu cầu mà đối phương (ở đây có thể là đồng nghiệp hoặc cấp dưới của bạn) cần.
Một ví dụ điển hình về tầm quan trọng của mục đích là câu chuyện về ba người thợ nề.
Ba người đàn ông đang xếp gạch tại một công trường xây dựng ở một thị trấn nọ. Một người đi ngang qua hỏi ba người đàn ông đó “Các anh đang làm gì vậy?”
Người thứ nhất trả lời “Tôi đang xếp gạch”, người thứ hai trả lời “Tôi làm việc để có thể nuôi sống cái miệng của mình”. Còn người thứ ba thì đáp với vẻ mặt hớn hở “Chúng tôi đang xây một ngôi thánh đường còn mãi cho hậu thế!”
Qua câu chuyện này, chúng ta có thể thấy ba người đàn ông hành động theo ba mục đích khác nhau. Người đầu tiên chỉ đơn thuần thực hiện mệnh lệnh và không làm thêm gì khác ngoài mệnh lệnh đó, người đàn ông thứ hai thì không hiểu mục đích của mệnh lệnh nên cũng không chịu suy nghĩ nên làm thế nào để đạt được kết quả tốt, do đó cũng không thể kỳ vọng gì nhiều ở người này. Trái lại, người đàn ông thứ ba hiểu được mệnh lệnh nên ông ấy tự điều chỉnh cách thức hành động để đạt được kết quả tốt.
Dù báo cáo là hình thức giao tiếp bắt buộc trong môi trường công sở, nhưng liên lạc và trao đổi lại là hình thức tự phát nên vẫn có những trường hợp không thành thạo hai kỹ năng này. Để đạt được hai kỹ năng này, bạn cần phải hiểu vì sao mình lại nhận được chỉ thị đó và mục đích của chỉ thị đó là gì, một khi đã nắm bắt được hai ý trên thì bạn sẽ hiểu được nghĩa vụ phải liên lạc và trao đổi khi cần thiết.
Tổng kết
Cấp trên thường sẽ có ấn tượng xấu rằng bạn không được việc nếu bạn bỏ qua bước HOURENSOU. Do đó, với những người mới bắt đầu đi làm thì đây là kĩ năng bắt buộc phải biết.
Tuy nhiên, sẽ thật vô nghĩa nếu bạn không hiểu rõ về HOURENSOU cũng như mục đích của HOURENSOU, do đó việc nắm chắc mục đích khi HOURENSOU là điều tối quan trọng. Khi trở thành người đi làm thì đây là một kỹ năng vô cùng cần thiết, do đó bạn hãy luyện tập để thành thạo kỹ năng này nhé.
