Khi lần đầu sử dụng dịch vụ dịch thuật tại công ty dịch thuật, thông thường chúng ta sẽ yêu cầu dịch thuật theo các hình thức nào? Ngoài ra, những người yêu cầu dịch thuật cần chuẩn bị trước những thứ gì hay không?
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tập trung giới thiệu quy trình cụ thể khi sử dụng dịch vụ dịch thuật tại các công ty dịch thuật, từ việc báo giá, yêu cầu dịch thuật, giao hàng đến cả việc sửa chữa bản dịch sau khi giao hàng.
Những thứ cần chuẩn bị trước khi yêu cầu dịch thuật
Khi yêu cầu dịch thuật, thứ đầu tiên mà bạn không thể thiếu, cũng là thứ không cần phải nói mà ai cũng biết chính là bản gốc – bản thảo gốc. Ví dụ, bạn muốn dịch từ văn bản tiếng Nhật sang tiếng Việt, bạn cần phải có dữ liệu ở dạng file như file word được viết bằng tiếng Nhật, hoặc bản thảo gốc đã được in ra. Và để hướng đến việc nâng cao chất lượng bản dịch, bạn cần chuẩn bị thêm các thứ sau đây.
Tài liệu tham khảo
Tài liệu tham khảo là những tài liệu để biên dịch viên tham khảo khi dịch thuật. Bạn không nhất thiết phải chuẩn bị những tài liệu có nội dung có thể tìm kiếm dễ dàng trên mạng. Trong trường hợp phải dịch những lĩnh vực tương đối khó như dịch dược phẩm hay dịch y tế, hoặc cần phải dịch để truyền tải đúng sắc thái thì những tài liệu tham khảo sẽ giúp ích để dịch chính xác hơn. Những tài liệu này thường là các pamphlet, catalog, bản copy của báo hay tạp chí chuyên môn, những đường link URL trên mạng,…
Bản thảo mẫu
Bản thảo mẫu là bản thảo để làm mẫu cho những yêu cầu như “Xin hãy làm theo cách viết và sắc thái trong bản mẫu này”. Lý tưởng nhất là bản dịch hoàn thành có nội dung hoặc lĩnh vực tương tự với bản thảo, còn nếu không thì bản dịch đó sẽ có ích trong việc truyền tải phong cách và sắc thái văn chương. Nếu nhìn vào bản thảo mẫu, biên dịch viên có thể xác định được các thông tin như nên làm theo thể です・ますhay である, ưu tiên cho sự dễ hiểu hay chú trọng tính chuyên môn cao. Sẽ tuyệt vời hơn nữa nếu bản thảo mẫu thể hiện được những điểm chú giải muốn biên dịch viên tham khảo.
Hướng dẫn thống nhất ký hiệu
Nếu bạn cần sự thống nhất ký hiệu trong bản dịch thì một danh sách hướng dẫn thống nhất ký hiệu là điều cần thiết. Đặc biệt là trong trường hợp dịch từ ngôn ngữ khác sang tiếng Nhật, bản cần một bảng tổng hợp những quy tắc như việc nên sử dụng chữ Kanji cho その時 hay dùng chữ Hiragana そのとき, chữ Katakana sẽ được sử dụng trong những trường hợp nào, hoặc ký hiệu giá cả sẽ là 1万2千円hay 12,000円. Nếu trong tài liệu của công ty hoặc các thông cáo báo chí có sẵn bảng hướng dẫn ký hiệu thì bạn cũng có thể tận dụng nó.
Ngoài ra, bạn cũng nên liệt kê cả những cách diễn đạt không được dùng, những cách diễn đạt nên tránh hoặc ngược lại là những cách diễn đạt mà bạn muốn nếu có.
Quy trình khi sử dụng dịch vụ dịch thuật trong thực tế
Vậy khi bạn muốn sử dụng dịch vụ tại một công ty dịch thuật này đó, bạn cần phải làm những bước gì, dưới đây chúng tôi xin giới thiệu ví dụ về một loạt các bước cần thực hiện.
Hỏi về việc sử dụng dịch vụ dịch thuật
Đầu tiên, bạn hãy xác nhận lại trên website của công ty đó, sau đó bạn có thể đặt câu hỏi thông qua điện thoại, mail, form để hỏi trên website,… Việc gọi hỏi bằng điện thoại có một điểm lợi là bạn sẽ xác nhận được thái độ của công ty đó có lịch sự hay không. Bạn có thể sự dụng mail và form câu hỏi trên website một cách dễ dàng để thoải mái hỏi về những điểm mình quan tâm.
Khi đó, ngoài việc ngôn ngữ cần dịch là gì, để công việc dịch thuật có thể diễn ra suôn sẽ, bạn nên nói rõ về lĩnh vực và mục đích của bản dịch, đối tượng sẽ đọc bản dịch là ai, bản thảo gốc có khoảng bao nhiêu từ.
Liên quan đến vấn đề đối tượng đọc bản dịch và mục đích sử dụng bản dịch, bạn nên làm cho công ty dịch thuật biết được rằng liệu tài liệu này sẽ được cung cấp cho khách hàng, đối tác hay dùng để làm tài liệu tham khảo trong công ty, hoặc để làm tài liệu nội bộ phân phối cho công ty con ở nước ngoài,…
Gửi bản thảo và yêu cầu báo giá
Sau khi bạn đã đặt ra những câu hỏi hoặc ngay khi bạn đang hỏi về dịch vụ dịch thuật, bạn hãy gửi đính kèm bản thảo và yêu cầu phía công ty dịch thuật báo giá. Việc báo giá cơ bản sẽ là miễn phí, còn việc gửi đính kèm bản dịch thường sẽ là qua mail hoặc biểu mẫu điện tử.
Yêu cầu dịch thuật
Khi đã có kết quả báo giá, nếu bạn không có vấn đề gì về giá cả và ngày giao hàng dự kiến thì bạn và công ty sẽ ký kết hợp đồng và việc dịch thuật sẽ bắt đầu được tiến hành. Việc yêu cầu dịch thuật này thường được thực hiện qua mail và bản hợp đồng sẽ thường được trao đổi qua bưu điện.
Xác nhận giao hàng
Bản dịch đã hoàn tất sẽ được gửi đến bạn như một món hàng được giao. Dữ liệu dưới hình thức file đã được chỉ định sẵn sẽ được gửi qua mail, còn dữ liệu hoặc bản in sẽ được gửi bằng đường bưu điện. Khi nhận bản dịch, bạn hãy học và xác nhận xem công ty dịch thuật đã dịch đúng theo nội dung bạn yêu cầu chưa.
Ngoài ra, tùy thuộc vào công ty dịch thuật cũng sẽ có sự khác nhau. Thường thì bạn sẽ nhận được hóa đơn sau khi đã giao hàng. Tuy nhiên, nếu khách hàng là cá nhân thì cũng có trường hợp công ty dịch thuật yêu cầu thanh toán trước.
Yêu cầu chỉnh sửa
Nếu như bạn đọc bản dịch và thấy có chỗ cần chỉnh sửa thì bạn hãy thực hiện theo sự chỉ dẫn liên quan đến việc chỉnh sửa bản dịch của công ty đó. Nếu trong bước báo giá trước đó đã xác nhận về việc hỗ trợ chỉnh sửa bản dịch sau khi giao hàng thì phí chỉnh sửa bản dịch đã được tính luôn vào chi phí dịch thuật ban đầu. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng trong trường hợp do bên phía khách hàng mà phải chỉnh sửa một chỗ lớn hoặc phải chỉnh sửa nhiều lần thì sau khi thảo luận, có thể sẽ phải tính thêm một khoản phí riêng cho việc chỉnh sửa này.
Hãy chú ý! Những điểm cần kiểm tra khi nhận báo giá lúc sử dụng dịch vụ dịch thuật
Đầu tiên thì bạn cần xác nhận về chi phí khi nhận báo giá. Thông thường, phí dịch thuật cơ bản sẽ được tính theo kiểu quy định sẵn đơn giá cụ thể cho 1 ký tự, sau đó công ty sẽ kiểm tra xem văn bản của bạn có bao nhiêu ký tự và họ sẽ ước tính xem kết quả là bạn phải trả bao nhiêu tiền phí. Ngoài ra, trong trường hợp bạn yêu cầu dịch thuật trong thời gian ngắn hoặc nội dung dịch thuật có tính chuyên môn cao thì đơn giá cho 1 ký tự sẽ cao hơn.
Bạn cũng cần xác nhận xem với mức giá mà họ đã báo đó, bạn có thể sử dụng bao nhiêu dịch vụ ở công ty. Một điểm cần phải chú ý là ngoài văn bản ban đầu, công ty có viết lại hay hiệu đính để chỉnh sửa văn bản hay không. Các công ty dịch thuật có cung cấp dịch vụ kiểm tra bản ngữ (dịch vụ kiểm tra bản dịch được thực hiện bởi người bản ngữ của ngôn ngữ đó) thường sẽ xếp dịch vụ này vào dịch vụ tùy chọn với một khoản phí bổ sung. Ngoài ra, cũng có những công ty cung cấp dịch vụ DTP như một dịch vụ tùy chọn.
Hơn nữa, bạn cũng hãy kiểm tra về việc hỗ trợ sau giao hàng của công ty. Đặc biệt là về việc chỉnh sửa bản dịch sau khi giao hàng, trước khi yêu cầu dịch vụ dịch thuật ở công ty đó, bạn hãy xác nhận xem có thể chỉnh sửa bản dịch trong vòng bao nhiêu ngày sau khi giao hàng và chỉnh sửa tới mức độ nào.
NHỮNG KHÁCH HÀNG ĐANG LO LẮNG VỀ DỊCH THUẬT HÃY LIÊN LẠC VỚI CÔNG TY DỊCH THUẬT IFK CHÚNG TÔI
Nếu như bạn đã hiểu rõ về quy trình sử dụng dịch vụ dịch thuật cũng như những thứ cần phải chuẩn bị trước thì cho dù là lần yêu cầu dịch thuật đầu tiên thì mọi việc cũng sẽ diễn ra suôn sẻ. Khả năng cao là bản dịch sẽ được hoàn thành theo đúng những gì bạn mong đợi.
Tại công ty dịch thuật IFK chúng tôi, luôn có những điều phối viên tận tâm phụ trách hỗ trợ cho bạn từ lúc báo giá cho đến khi giao hàng, chúng tôi cung cấp dịch vụ dịch thuật chất lượng cao, giá cả hợp lý, giao hàng nhanh chóng và cả dịch vụ kiểm tra bản ngữ. Những khách hàng lớn cũng có thể sử dụng các ưu đãi giảm giá dịch thuật của công ty. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về những điều cần kiểm tra khi sử dụng dịch vụ dịch thuật, về việc báo giá, chi phí,… đừng ngần ngại mà hãy liên lạc với chúng tôi.
CÔNG TY TNHH GIÁO DỤC VÀ DỊCH THUẬT IFK
Chuyên cung cấp các dịch vụ sau:
Dịch vụ biên phiên dịch tiếng Nhật, Anh, Việt
Dịch vụ làm CV tiếng Nhật
Dịch vụ tư vấn du học Nhật Bản
Chương trình internship tại Nhật Bản cho trường liên kết
Email: info@translationifk.com
Hotline: 0282.247.7755/ 035.297.7755
Website: https://translationifk.com
Facebook: Dịch Thuật Tiếng Nhật IFK
