#6 cách xử lý khéo léo phản hồi của khách hàng

Nhận được phản hồi từ khách hàng là điều tuyệt vời nhất với bất kỳ thành quả lao động nào. Phản hồi tích cực là sự khích lệ lớn nhất với công sức bỏ ra, ngược lại biên dịch viên cần làm gì khi đối mặt với những phản hồi tiêu cực?

Thực tế, nếu xử lý khéo léo những phản hồi tiêu cực sẽ giúp dịch giả nhận ra những điểm thiếu sót và giúp tiến bộ hơn. Đừng chỉ lo lắng về sự kém cỏi, mà hãy lạc quan về những gì sẽ đạt được sau khi giải quyết vấn đề.

Công ty dịch thuật IFK - Xử lý phản hồi của khách hàng

Khi đối mặt với phản hồi tiêu cực, người biên dịch cần

  • Hít thở sâu và nhìn nhận vấn đề một cách khách quan, tích cực.
  • Hãy nhớ rằng đây không phải nhận định phiến diện về năng lực biên dịch của bạn, mà chỉ đơn giản là chỉ ra những mặt hạn chế, thiếu sót về nội dung bản dịch.
  • Nếu nhận được những thắc mắc cần giải đáp, là tín hiệu chứng tỏ họ hứng thú với bản dịch của bạn và mong muốn được hợp tác nữa.
  • Phản hồi tiêu cực là cơ sở để người biên dịch trở nên hoàn hảo, chuyên nghiệp hơn. 
  • Phân tích phản hồi tiêu cực:

    Sau khi đọc xong những điều trên, bạn cần ngồi xuống và phân tích phản hồi một cách trực quan, không pha trộn cảm xúc vào quá trình này. Hãy luôn nhắc nhở bản thân rằng người phản hồi có lẽ mất bình tĩnh khi viết những lời này. Bạn chỉ cần tập trung vào nội dung phản ánh mà không phải cảm xúc, thái độ của họ. Cân nhắc xem lời phê bình có đúng không? Có đánh giá đúng không? Xem xét ý kiến một cách toàn diện và chỉ ra ưu điểm của chúng, tự hỏi xem bản thân có đồng ý với quan điểm ấy hay không, nếu không thì hãy nêu ra nguyên nhân. Hầu hết các trường hợp, mọi người thường do dự khi đưa ra phản hồi tiêu cực. Tương tự, khi bạn thấy vui vẻ với những lời khen có cánh thì cũng nên chấp nhận bị đánh giá về những thiếu sót cần khắc phục.

    Làm thế nào để xử lý phản hồi tiêu cực trong dịch thuật?

    Đây là bước quan trọng nhất! Phản hồi đúng sẽ không chỉ giúp bạn trở thành nhà biên dịch chuyên nghiệp, mà còn giúp bạn xây dựng và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Bất kể bạn có đồng ý với mọi quan điểm của họ hay không, bạn phải ghi nhận phản hồi một cách chuyên nghiệp và khách quan, đồng thời thông báo cho khách hàng rằng bạn sẽ xem xét nó.

Trì hoãn trả lời phản hồi

Đừng nên vội trả lời chỉ sau một vài phút nhận được phản hồi, vì như vậy sẽ làm lời đáp lại sẽ thiếu chuyên nghiệp, mang nặng cảm xúc như thể phản pháo mang tính “ăn miếng trả miếng” hơn. Người dịch cần dành thời gian, khoảng vài giờ, hãy gửi mail với khách hàng thông báo việc đã nhận phản hồi và sẽ xem xét kỹ và giải quyết vấn đề của họ thỏa đáng nhất.

Xem xét vấn đề một cách toàn diện

Xác định mối quan hệ của bạn với khách hàng hoặc cơ quan bạn đang làm việc: nhìn chung mối quan hệ giữa hai bên vẫn tốt đẹp hay họ luôn có phê bình kín đáo về sự nỗ lực của bạn? Bạn có muốn tiếp tục làm việc với họ hay không, hoặc bạn muốn dừng lại? Suy nghĩ về tất cả các yếu tố này sẽ giúp bạn có cái nhìn tốt hơn để đưa ra câu trả lời của mình.

Lắng nghe sự phản hồi của khách hàng

Hãy nghĩ về người đã gửi phản hồi cho bạn; họ đang ở một vị trí khó xử, bởi vì không ai thực sự muốn trở thành người chuyên chỉ trích người khác đâu. Hơn nữa, có thể có những vấn đề khác như bản dịch cần theo sự chỉ đạo của cấp trên về giọng điệu, bản địa hóa, mức độ chính xác,… Đặc biệt là đối với các tài liệu kỹ thuật như bản dịch bảng điểm, hoặc bản dịch giấy khai sinh, ngay cả một sai sót nhỏ cũng có thể tạo ra vấn đề lớn cho khách hàng. Bản thân họ có thể phải chịu áp lực rất lớn để hoàn thành đúng như mong đợi của cấp trên. Hãy suy nghĩ về cách bạn có thể trả lời phản hồi một cách khách quan và giải thích lý do tại sao bạn chọn một số từ hoặc cụm từ cố định. Nếu bạn đang làm việc cho một công ty dịch thuật, nhận được sự phàn nàn của khách về công ty; hãy nghĩ cách bạn có thể giúp làm hài lòng khách hàng – đảm bảo với công ty rằng mọi người là một tập thể và sẽ cố gắng hết sức để thuyết phục khách hàng hoặc sẽ cố gắng đáp ứng kỳ vọng của họ. Cố gắng hết sức để thuyết phục họ rằng bạn và cộng sự sẽ cùng nhau giải quyết vấn đề. Hãy xem những sai lầm, những lời chỉ trích về công việc của bạn như một bước đệm để phát triển và thành công hơn nữa. 

Gửi lời cảm ơn chân thành đến khách hàng

Trước hết, cần xác nhận bạn đã nhận được phản hồi và gửi lời cảm ơn chân thành vì sự quan tâm của họ. Dù chỉ là bước đệm nhỏ, nhưng thể hiện sự chuyên nghiệp của người dịch.

Trả lời phản hồi

Bạn cần tập trung chú ý lắng nghe những phản hồi của khách hàng sẽ giúp bạn chống lại cảm xúc nóng giận. Và thay vào đó, bạn hãy đọc thật kỹ, nắm bắt rõ ràng thêm thông tin về vấn đề mà khách hàng chưa vừa lòng, đưa ra giải đáp chi tiết, cũng như lý do vì sao bạn không tán đồng với ý kiến của họ. Hãy cho họ thấy rằng bạn luôn luôn và luôn luôn đón nhận các phản hồi dù tốt hơn xấu đi chăng nữa. 

Bài học quý báu từ phản hồi

Xem xét các điểm trong phản hồi mà bạn đồng ý hoặc cảm thấy là hợp lý. Cần đưa ra cách giải quyết triệt để thay vì lời xin lỗi sáo rỗng. Nói với khách hàng của bạn rằng bạn sẽ khắc phục điều này và đảm bảo rằng trong các bản dịch sau này, nó sẽ không lặp lại. Đôi khi ngay cả khi bản dịch không hoàn hảo về mặt ngôn ngữ, mà cần theo mong muốn của khách hàng.  Do đó, người dịch cần phải cân nhắc đến sở thích của họ khi dịch tài liệu.

Liên hệ Công ty dịch thuật IFK

Quý khách hàng có thể dễ dàng liên hệ yêu cầu báo giá dịch thuật tại trang web của chúng tôi. Truy cập tại đây để có thể gửi file dịch bằng cách hoàn thành form yêu cầu báo giá của chúng tôi.
Quý khách có thể tham khảo dịch vụ dịch thuật tiếng Anh tại đây.
Dịch vụ dịch thuật tiếng Nhật tại đây.
Trường hợp bạn cần báo giá dịch thuật nhanh chóng hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline của chúng tôi tại đây.
Địa chỉ 1: Tầng 14, HM Town, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, P.5, Q.3, HCM.
Địa chỉ 2: Tầng 5 – C5.17 Imperial Place, 631 Kinh Dương Vương, An Lạc, Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh.

Nhấp vào một ngôi sao để đánh giá!

5 / 5. Lượt đánh giá: 373

Không có phiếu bầu cho đến nay! Hãy là người đầu tiên đánh giá bài này.

Bài viết liên quan

Địa chỉ 1:

Tầng 14, HM Town, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, P.5, Q.3, HCM

Địa Chỉ 2:

Tầng 5 - C5.17 Imperial Place, 631 Kinh Dương Vương, An Lạc, Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh

Điện thoại:

035.297.7755
0282.247.7755

Mail:

info@translationifk.com

YÊU CẦU TƯ VẤN

 Copyright © 2015 – 2021 Công Ty Giáo Dục – Dịch Thuật IFK – / GPĐKKD số 0315596065 do Sở KHĐT TP.HCM cấp.