Điều khoản cần thiết khi thuê dịch thuật thông tin quan trọng!

Item: Điều khoản cần thiết khi thuê dịch thuật thông tin quan trọng!
Rating: 5
Author: Lê Thị Thuý

Khi yêu cầu dịch một tài liệu quan trọng cho công ty, có lẽ trong hầu hết các trường hợp sẽ chứa thông tin quan trọng. Và trong số đó có thể có thông tin chưa được công bố hoặc lưu hành nội bộ. Chúng tôi nghĩ rằng một số doanh nghiệp sẽ cảm thấy lo lắng liệu rằng có nguy cơ bị rò rỉ thông tin khi yêu cầu công ty dịch thuật hay không.

Do đó, trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích về “hợp đồng thoả thuận bảo mật thông tin (NDA)” – có vai trò phòng ngừa việc rò rỉ thông tin khi yêu cầu công ty dịch thuật. Nếu bạn là một nhà kinh doanh đang nghĩ đến việc thuê dịch thuật bên ngoài cho công ty của mình, nhất định hãy đọc đến cuối bài viết nhé.

Hợp đồng thoả thuận bảo mật thông tin trong yêu cầu đối với công ty dịch thuật là gì?

Hợp đồng thoả thuận bảo mật thông tin còn được gọi là NDA là tên viết tắt của “Non-Disclosure Agreement”. Đầu tiên, chúng tôi sẽ giải thích về hợp đồng thoả thuận bảo mật thông tin dùng kí kết với công ty dịch thuật.

Hợp đồng thoả thuận bảo mật thông tin là hợp đồng như thế nào?

Hợp đồng thoả thuận bảo mật thông tin là hợp đồng cam kết rằng “thông tin nhận được trong quá trình làm việc sẽ không bị rò rỉ cho bên thứ ba – bên không liên quan đến công việc”. Đúng như tên gọi của nó, hợp đồng thoả thuận bảo mật thông tin nhằm mục đích tạo nghĩa vụ giữ bí mật thông tin giữa hai bên. Không chỉ trong dịch thuật, mà nó còn được kí kết trong nhiều lĩnh vực, chủ yếu là trong kinh doanh.

Tại sao khi thuê dịch thuật cần phải có NDA?

Trong kinh doanh, có rất nhiều yêu cầu dịch các bản thảo có chứa thông tin bí mật muốn tránh bị rò rỉ cho bên thứ ba, chẳng hạn như hợp đồng, thông tin sản phẩm trước khi công bố, nội dung nghiên cứu, thông tin cá nhân, v.v.. Đây là lý do chính đáng để kí kết NDA nhưng ngoài ra vẫn còn một lý do khác.

Trong trường hợp bạn đang nghĩ đến việc mở rộng hoạt động kinh doanh của mình ra nước ngoài, nếu bạn không ký kết NDA thì sẽ có nguy cơ bị rò rỉ thông tin ra nước ngoài. Trong trường hợp đó, sẽ khó giải quyết hơn là rắc rối rò rỉ thông tin ở trong nước, sẽ tốn rất nhiều thời gian và tiền bạc. Vì vậy để tránh những rắc rối và chi phí không cần thiết thì NDA là rất quan trọng.

Ba điểm lưu ý khi ký kết NDA với công ty dịch thuật

Bây giờ chúng tôi sẽ giải thích ba điểm cần lưu ý khi ký kết NDA với công ty dịch thuật.

Lưu ý thứ 1: Đầu tiên, hãy kiểm tra hệ thống của công ty dịch thuật

Thực ra, không phải cứ hoàn thành việc kí kết NDA với bất kỳ công ty dịch thuật là đã có thể yên tâm. Sở dĩ như vậy là vì bạn kí kết NDA với công ty dịch thuật, nhưng có khả năng bạn đã không ký với người kiểm duyệt hay người trực tiếp dịch nội dung.

Nếu người phụ trách biên dịch là nhân viên thuộc công ty thì nghĩa vụ bảo mật cũng được áp dụng đối với nhân viên đó tại thời điểm ký kết với công ty. Tuy nhiên, cũng có trường hợp công ty dịch thuật giá rẻ thuê nhân viên bên ngoài làm việc. Ngay cả khi thuê nhân viên bên ngoài thì về cơ bản, một bản NDA nên được ký kết giữa công ty và nhân viên. Tuy nhiên, trong trường hợp làm việc tại nhà, chúng ta sẽ lo lắng về việc họ sẽ xử lý bản thảo như thế nào và liệu họ có nỗ lực ngăn chặn thông tin bị bên thứ ba nhìn thấy hay không.

Đầu tiên, hãy kiểm tra công ty dịch thuật có làm NDA triệt để hay không bằng cách xem trang chủ chính thức của công ty mà bạn đang xem xét báo giá chẳng hạn. Chúng tôi thực sự khuyên bạn nên yêu cầu một công ty đáng tin cậy, ngay cả khi chi phí cao hơn một chút, hãy xét đến nguy cơ rò rỉ thông tin sau đó.

Lưu ý thứ 2: Hãy kiểm tra kỹ nội dung hợp đồng

Nhiều công ty dịch thuật sẽ chuẩn bị sẵn mẫu NDA của công ty họ. Tuy nhiên, có những công ty có nội dung hợp đồng có thể không đáp ứng được yêu cầu của bạn chẳng hạn như công ty dịch thuật đang xử lý nhiều loại bản thảo ở nhiều lĩnh vực.

Trong trường hợp công ty dịch thuật dùng mẫu có sẵn, trước tiên bạn hãy kiểm tra kỹ “Nó đã ghi điều mà công ty bạn muốn lưu ý khi đặt hàng lần này hay chưa?” sau đó bạn hẳn ký tên. Giả sử bạn không tìm thấy nội dung bạn mong muốn, thì sẽ cần phải sửa lại hợp đồng. Việc sửa đổi hợp đồng sẽ mất thời gian, vì vậy nếu bạn yêu cầu sửa đổi khi đã đặt hàng, có khả năng sẽ không kịp với ngày giao hàng ban đầu. Do đó, chúng tôi khuyên bạn nên yêu cầu công ty dịch thuật gửi bản NDA trước khi yêu cầu một bản thảo mà bạn muốn xử lý một cách cẩn thận.

Lưu ý thứ 3: Hãy ký kết NDA sớm, ngay thời điểm báo giá hoặc trước khi đặt hàng

Hãy kí kết NDA sớm nhất có thể. Ví dụ, nếu bạn không kí kết ở thời điểm báo giá mà kí khi đã đặt hàng chính thức, thì công ty dịch thuật sẽ không thể chịu trách nhiệm về bất kỳ thông tin nào bị rò rỉ trong quá trình báo giá. Nếu thông tin có tầm quan trọng rất cao thì cũng sẽ ở giai đoạn báo giá. Ngay cả khi không phải như vậy, thì điều quan trọng là phải kí kết ở thời điểm trước khi đặt hàng. Hãy đánh giá thời gian trong từng trường hợp dựa trên mức độ quan trọng của thông tin cần xử lý.

Để ngăn chặn việc rò rỉ thông tin, hãy ký kết NDA với một công ty dịch thuật có hệ thống quản lý đáng tin cậy

Trong bài viết này, chúng tôi đã giải thích những điểm cần lưu ý khi ký kết hợp đồng thoả thuận bảo mật thông tin với công ty dịch thuật. Chúng tôi hi vọng điều này sẽ hữu ích cho bạn khi cân nhắc đặt hàng bản dịch cho công ty của mình.

Trong nghiệp vụ dịch thuật, công ty IFK chúng tôi nhận thức được rằng những thông tin mà khách hàng cung cấp đều là những tài liệu rất quan trọng, vì vậy công ty chúng tôi chú ý cẩn trọng đến việc quản lý thông tin của khách hàng và xem đó là những bí mật phải bảo vệ và cần quản lý chặt chẽ.