Memo là một từ bắt nguồn từ tiếng Anh Memory, có nghĩa là ghi lại thông tin bạn nhìn thấy và nghe thấy để bạn không quên. Hơn nữa, vì từ “ghi nhớ” cũng được sử dụng phổ biến trong tiếng Nhật, nên có thể nói rằng nó đã được xếp vào hàng ngũ là một từ của tiếng Nhật.
Memo không chỉ là bản ghi nhớ, mà là một quá trình sắp xếp thông tin và có thể được hiểu là một kho tàng thông tin có thể được nhận thấy khi đọc lại sau này.
Bạn có quan tâm đến kỹ thuật ghi chú và cách sử dụng các ghi chú? Nếu bạn nhận ra rằng bản ghi nhớ không chỉ là một bản ghi nhớ mà là một mục chiến lược.
Vai trò của ghi nhớ được cho là ghi nhớ (lưu giữ để không bị quên), nhưng nó không phải là duy nhất. Bạn có thể dễ dàng nghĩ nó là một bài viết ghi nhớ đơn giản, nhưng thực tế, cách sử dụng các bản ghi nhớ rất sâu sắc, và nếu bạn sử dụng tốt các bản ghi nhớ, bạn có thể nhận được nhiều lợi ích khác nhau như sắp xếp thông tin và cải thiện ấn tượng của mình.
1. Hoàn cảnh để memo và mục đích của chúng
Cuộc họp, hội nghị
Có nhiều dịp để ghi chép trong công ty, và có nhiều mục cần ghi chú như những gì đã nói hoặc quyết định ngay tại chỗ như các cuộc họp, hội nghị.
Vì các bản ghi chú trong những tình huống như vậy có thể được viết dưới dạng biên bản. Các cuộc trò chuyện của mọi người tại các cuộc họp phát triển nhanh hơn mức họ có thể ghi chép, vì vậy bạn cần có tốc độ và kỹ thuật để chỉ viết ra những điểm chính.
Khi nhận được chỉ thị từ sếp của bạn
Ghi chép khi nhận được chỉ thị từ sếp là một nghi thức kinh doanh thường xuất hiện trong quá trình đào tạo nhân viên mới. Vì chỉ thị từ sếp là mệnh lệnh kinh doanh, nên một bản ghi nhớ là điều cần thiết để nhận chỉ thị mà không mắc sai lầm.
Mang sổ tay ghi chú khi được sếp gọi là một phép tắc kinh doanh thường được thực hiện trong quá trình đào tạo.
Đàm phán kinh doanh và gặp gỡ khách hàng
Vì các cuộc đàm phán kinh doanh và các cuộc họp với các đối tác kinh doanh và khách hàng là các hoạt động bên ngoài công ty, nên việc xử lý các bản ghi chú quan trọng hơn so với trong công ty. Nếu bạn đang ở trong công ty, bạn có thể hỏi lại điều tương tự, nhưng nếu như ở bên ngoài công ty, nó sẽ trở thành một vấn đề đối với công ty.
Vì vậy, những bản ghi chú là rất cần thiết, nhưng một tác dụng khác là nó còn lôi cuốn bạn là bạn đang lắng nghe câu chuyện của người kia và ghi chép lại để đảm bảo không có sai sót.
Lớp học và hội thảo
Memo cũng rất hữu ích trong các khóa đào tạo và hội thảo, nơi bạn có thể cải thiện bản thân. Trong trường hợp này, mục đích chính là làm thế nào để mang lại hiệu quả thông tin cần thiết để cải thiện bản thân, vì vậy khả năng tái tạo được nhấn mạnh trong bản ghi nhớ, dễ hiểu khi đọc lại sau này và dễ đi vào đầu.
Thay vì sao chép các tài liệu PowerPoint đã chiếu hay được viết lên bảng, chúng ta hãy ghi chú lại sau khi hiểu chúng theo cách của riêng cuar mình. Nó sẽ là tài sản thông tin hữu ích của chính bạn sau này.
Viết ra ý tưởng đầy cảm hứng
Việc ghi chép lại những ý tưởng nảy ra trong đầu bạn cũng rất có ý nghĩa. Dù sao, những ý tưởng chợt nảy ra và biến mất nhanh chóng, nhưng bạn có thể ghi chú lại để sau này nhớ lại. Ngoài ra, bạn sẽ có thể chỉnh nó và xây dựng nó thành một kế hoạch.
Không có gì lạ khi bạn nghĩ ra một ý tưởng hay khi bạn đi ra ngoài mà không nghĩ ra. Bạn nên sẵn sàng viết ra ghi chú của mình mọi lúc, mọi nơi.
2. Ba lợi ích của việc memo
Phần ghi nhớ
Lợi ích trực tiếp của việc ghi chép là lưu giữ một bản ghi (bộ nhớ) để bạn không quên nó. Nhiều người có thể làm nhiều việc cùng một lúc. Một bản ghi chú như một vật rất quan trọng để ngăn chặn những rủi ro hay quên của họ. Ngoài ra, như đã nói ở phần trước, phần ghi nhớ ghi nhớ rất quan trọng trong việc ghi lại những ý tưởng bất chợt nảy ra.
Tập thói quen tóm tắt những điểm chính của một câu chuyện
Một lợi ích tiềm năng điển hình của bản ghi nhớ là có thói quen sắp xếp thông tin. Như bạn có thể thấy khi thực sự ghi chép, tốc độ ghi chép không thể theo kịp các cuộc trò chuyện và ý tưởng trong đầu, vì vậy nó sẽ bị viết nguệch ngoạc.
Nếu bạn viết tất cả những gì bạn muốn viết sẽ không kịp, vì vậy nhiều người sẽ chỉ viết ra những điểm chính và từ khóa và sắp xếp chúng sau đó. Thực ra, tại thời điểm viết bài này, thông tin vô tình được sắp xếp và tổ chức trong đầu.
Nếu bạn tiếp tục ghi chú một cách hợp lý như vậy, bạn sẽ cải thiện việc tổ chức thông tin và các vấn đề.
Đối phương cảm thấy thoải mái
Không ai có ấn tượng xấu khi nhìn thấy người mình đang trò chuyện nhiệt tình ghi chép. Đồng thời có một cảm giác tốt là anh ấy/cô ấy đã nhiệt tình lắng nghe để không bỏ sót câu chuyện của mình.
Khi bạn thấy ai đó đang ghi chép một cách nghiêm túc, người đang nói chuyện đương nhiên trở nên nghiêm túc. Bạn sẽ có thể nhận được thông tin giá trị cao từ nó.
3. 9 điểm cần lưu ý khi memo
Về cơ bản là viết tay
Theo truyền thống, những điều cơ bản của việc ghi chú là viết tay, nhưng gần đây, việc ghi chú bằng điện thoại thông minh đã trở nên phổ biến. Sự phát triển đáng chú ý, chẳng hạn như phương pháp chụp ảnh bằng máy ảnh di động để quay lại các tài liệu được bên kia chiếu tại cuộc họp, v.v. và phương pháp sử dụng ứng dụng ghi nhớ.
Công việc viết bằng bút liên kết với não bộ nên nó rất dễ đi vào đầu nhanh và trực tiếp.
Tất nhiên, không nhất thiết phải ghi lại tất cả thông tin bằng tay, và tốt hơn là sử dụng một công cụ kỹ thuật số như điện thoại thông minh khi cần thiết, chẳng hạn như chụp ảnh tư liệu đã đề cập trước đó.
Quyết định một cuốn sổ có thể mang theo bất cứ lúc nào
Có rất nhiều loại giấy ghi chú viết tay cá nhân. Bạn nên chọn kích thước và tính dễ sử dụng phù hợp với mình, chẳng hạn như sổ tay B5, sổ tay A4, sổ ghi chú cỡ lòng bàn tay, giấy, v.v., và ngay cả khi bạn sử dụng ứng dụng, hãy chọn cái phù hợp với bạn.
Bạn sẽ không biết ghi chú khi nào và ở đâu. Vì vậy, bạn chỉ nên chuẩn bị một cuốn sổ có kích thước phù hợp để mang theo bất cứ lúc nào. Nội dung của các bản ghi nhớ sẽ được tự động sắp xếp theo trình tự thời gian, vì vậy bạn không phải lo lắng về bản ghi nhớ nào là mới nhất trong cuộc họp với cùng một khách hàng.
Một điểm khác là nếu bạn phân phối nó cho nhiều quyển khác nhau, bạn sẽ khó tìm thấy thông tin mong muốn khi bạn đọc lại sau này.
Đừng quên ngày tháng và địa điểm
Bạn rất dễ quên khi ghi chú, vì vậy đó là ghi lại thời gian và vị trí bạn đã ghi ghi chú. Nếu bạn có nhiều cuộc họp với cùng một khách hàng, thì ngay cả khi bạn viết ra giấy ghi nhớ mỗi lần, sẽ vô nghĩa nếu nó không được sắp xếp theo trình tự thời gian. Điều quan trọng là phải ghi lại ngày giờ để phòng tránh.
Một kỹ thuật để ngăn chặn điều này là luôn chỉ có một sổ tay hoặc sổ ghi chép để sử dụng cho việc ghi chép của bạn. Vì chỉ có một cuốn sách nên các ghi nhớ được sắp xếp theo thứ tự thời gian một cách tự nhiên.
Ghi lại cảm giác tại thời điểm đó
Các nhân vật và số liệu được ghi lại trong bản ghi nhớ, nhưng đặc biệt đối với bản ghi nhớ được viết bằng tay, tình huống và bầu không khí khi bản ghi nhớ được thực hiện cũng được liên kết với nhau. Khi bạn ghi chú lại những điều mà người khác trong cuộc họp đã nhấn mạnh nhiều lần, bạn nên viết những từ tương tự hoặc kẻ một đường thẳng ở đó. Sau này khi đọc lại, tôi có thể suy nghĩ tại sao bên kia lại nhấn mạnh điều này, và tái hiện thời gian và không gian lúc đó.
Thêm nhận xét nếu bạn quan tâm
Viết ghi chú một cách tự do rất có ý nghĩa, vì vậy chúng ta hãy bổ sung thêm ý kiến về những gì bạn quan tâm và những gì bạn muốn truyền đạt cho bản thân khi bạn đọc lại nó sau này. Bạn có thể vẽ mũi tên để điền đầy đủ thông tin hoặc khoanh tròn.
Nếu bạn có bất kỳ nhận xét, ý tưởng hoặc thông báo nào mà bạn cảm thấy tại thời điểm đó và hãy viết chúng ra kèm theo nhận xét, đó sẽ là một bản ghi nhớ sống động với chất lượng thông tin cao hơn.
Ngay cả khi khó đọc, bạn có thể đọc nó cũng được
Bản ghi nhớ được viết nguệch ngoạc, vì vậy nó có xu hướng cẩu thả. Có ý kiến cho rằng ký tự bẩn không đủ tư cách làm bản ghi nhớ, nhưng tôi cho rằng ký tự bẩn có thể chấp nhận được miễn là bản thân người đó có thể đọc được. Lý do là nếu bạn cố gắng viết cẩn thận, tốc độ của ghi nhớ sẽ chậm lại, và nếu bạn không ghi lại những thông tin quan trọng thì thật là hụt hẫng.
Bạn cũng nên tạo một biểu tượng, kí hiệu cho những từ thường dùng và viết nó vào một bản ghi nhớ.
Hãy sử dụng bút 3 màu
Phổ biến nhất là sự kết hợp của đen, đỏ và xanh lam, nhưng vì đen và xanh lam là những màu hơi giống nhau nên rất khó để phân biệt chúng, vì vậy chúng tôi khuyên bạn nên kết hợp giữa đen, đỏ và xanh lá cây.
Khi ghi chú, hãy viết tất cả chúng bằng màu đen, khoanh tròn hoặc gạch dưới màu đỏ ở những vị trí bạn nghĩ chúng quan trọng ngay tại chỗ hoặc ngay sau đó, sau đó ghi chú thích, nhận xét, bình luận bằng màu xanh lục. Sẽ rất dễ hiểu khi bạn đọc lại.
Sử dụng lề trong khi ghi chú
Ưu điểm của bản ghi nhớ viết tay là mức độ tự do cao mà bạn có thể viết ở bất cứ đâu trên giấy. Hãy tận dụng điều này và sử dụng không gian khi ghi chép. Các lề có thể được sử dụng để viết một cái gì đó sau này, và ngay cả khi bạn không viết gì, sẽ dễ dàng đọc bản ghi nhớ hơn nếu có nhiều lề.
Bí quyết là tạo lề ở bên trái và bên phải, và để lại một ít khoảng cách giữa các dòng cho các ký tự được viết, để bạn có thể thêm nhận xét từ bất kỳ hướng nào.
Tạo một bản sao sạch đẹp hơn càng sớm càng tốt
Nếu như có thể bạn nên ghi chép lại vào một quyển sổ khác một cách ngay ngắn, sạch sẽ và rõ ràng. Trong lúc ghi chép lại giúp bạn sắp xếp lại những kí ức, công việc và những lưu ý mà bạn bỏ lỡ mà bạn cần phải thêm vào. Việc ghi chép lại cho rõ ràng càng sớm càng tốt giúp bạn hồi tưởng lại các tình huống công việc dễ dàng và chính xác hơn là khi bạn để qua một thời gian mới ghi chép lại. Ngoài ra, bạn có thể đọc lại bản ghi chú của mình trong qua trình tạo ra bản sao này.
Tóm lại
Bạn có thể thấy rằng memo, vốn chỉ là bản ghi chép lại những ý chính, điều cần lưu ý hay nhũng ý tưởng trên giấy, có thể được sử dụng như một công cụ của những người trong kinh doanh hay một người học sinh, sinh viên. Những cuốn sổ dùng cho việc memo là nơi lưu trữ thông tin, ý tưởng, kiến thức, cảm nhận và đôi lời nhận xét của bạn.
Memo là một thói quen, vì vậy nếu bạn tạo thói quen ghi chú và ghi nhớ những điểm được viết trong bài viết này, kỹ năng xử lý và sắp xếp thông tin của bạn sẽ cải thiện đáng kể. Chúc bạn thành công trong công việc của mình.
CÔNG TY TNHH GIÁO DỤC VÀ DỊCH THUẬT IFK
Địa chỉ 1: Tầng 14, Tòa nhà HM Town, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 5, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh.
Địa chỉ 2: Tầng 5 – C5.17 Imperial Place, 631 Kinh Dương Vương, An Lạc, Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh
Thường xuyên mở các lớp đào tạo tiếng Nhật tại Bình Tân – Tp. Hồ Chi Minh.
Email: info@translationifk.com
Hotline: 0282.247.7755/ 035.297.7755
Website: https://translationifk.com
Facebook: Dịch Thuật Tiếng Nhật IFK
