Phương pháp viết báo cáo và bài văn cảm nhận hay

Item: Phương pháp viết báo cáo và bài văn cảm nhận hay
Rating: 5
Author: Ngô Thị Phúc Diễm

Có vẻ như nhiều người cảm thấy rằng họ viết câu không tốt, đặc biệt là khi họ được yêu cầu viết các “bài văn cảm nhận”, “báo cáo hàng ngày” và “báo cáo”.

“Tôi không biết nên viết thế nào thì hay”, “Tôi đã kết thúc bài chỉ bằng một từ 面白かった(thật thú vị)” hay “Tôi mất quá nhiều thời gian để viết”.

Trên thực tế, trước khi làm công việc liên quan đến viết như thế này, bản thân tôi, cũng cực kì ghét đặc biệt là viết bài văn cảm nhận. Các bài báo cáo thời đại học của tôi rất kém, như thể đang nhiệt tình sao chép tài liệu tham khảo.

Nhưng mà bây giờ không còn khó khăn nữa. Dĩ nhiên vì tính chất công việc nên tôi đang quen dần với việc viết văn nhưng nói đúng hơn là vì tôi biết bài văn được tạo thành bởi những gì.

Đó là “素材”(tư liệu). Nếu bạn hiểu được điều này thì việc viết các bài văn như là văn cảm nhận, báo cáo hàng ngày, bảng tin trong công ty, thậm chí với bảng kế hoạch cũng không thành vấn đề.

Nếu biết tôi phải viết, việc đầu tiên tôi làm sẽ là thu thập tư liệu. Ngược lại, nếu không có tư liệu, việc viết một bài văn với tôi cũng là điều không thể.

Những người không hay viết văn cảm nhận hoặc viết dở thì thường không thể thu thập tài liệu. Thêm nữa là họ cũng không thể tóm tắt tài liệu tham khảo. Chính vì vậy, nội dung để viết không hình thành được.

Tư liệu hướng đến đúng sự thật, số liệu và câu chuyện (bình luận).

Không kết thúc bằng “すごかった”(thật tuyệt) hay “楽しかった”(thật thú vị)

Có người kết thúc bài văn cảm nhận bằng cụm từ “面白かった”(thực sự thì trong quá khứ tôi cũng đã từng như vậy) nhưng tôi muốn bạn nhất định phải biết logic tiếp sau đây.

Đó là việc dù bạn có cố gắng truyền đạt với đối phương bạn cảm thấy thú vị như thế nào đi nữa, thì cũng không thể truyền đạt được mức độ thú vị đó.

Có một cách thích hợp nhất để người khác cũng cảm giác được mức độ thú vị giống như những gì bạn đã cảm nhận. Đó là việc bạn được nhận trải nghiệm “面白かった” cùng nhau.

Tuy nhiên, không nói đến thế thì việc như vậy cũng không xảy ra. Vì đó là việc đã xảy ra trong quá khứ. Vì vậy, nếu bạn làm điều gì để có thể tiến gần hơn đến điều này, bạn sẽ biết được một cách cụ thể và chi tiết nhất những việc bạn đã trải nghiệm qua.

Tôi muốn nhắc lại tư liệu ở đây. Bằng cách viết tư liệu có thực tế, có số liệu và có câu chuyện bạn sẽ hồi tưởng lại trải nghiệm thú vị của chính mình.

Tương tự chúng ta có cụm từ “すごかった”(thật tuyệt) và “楽しかった”(thật vui nhộn). Khi chỉ viết như vậy thì không thể truyền đạt đến đối phương thật tuyệt đến mức độ nào, hay là thật vui nhộn ra sao.

Chính vì vậy, chỉ cần viết bài văn bằng tư liệu có thể truyền đạt là được rồi. Vậy thì tôi sẽ giới thiệu cho bạn 2 tình huống.

Viết văn cảm nhận của buổi thuyết trình và buổi huấn luyện

Khi vào công ty, bạn sẽ có cơ hội học nhiều điều khác nhau. Ví dụ như buổi huấn luyện hay buổi thuyết trình. Nếu chỉ có như vậy, thì đó chỉ là nơi học thú vị, tuy nhiên trong nhiều trường hợp, việc bị yêu cầu viết báo cáo một cách nghiệm túc sau khi học xong có lẽ cũng không ít. Viết một bài văn cảm nhận hay một bài báo cáo chẳng hạn.

Thực ra trước đây bản thân tôi cực kì ghét đối với việc viết báo cáo và cảm nhận sau khóa huấn luyện như thế, trước đây tôi cực kì ghét. Tôi đã từng không biết phải viết như thế nào cho tốt. Khi đó tôi chỉ nêu lên được các cụm từ chẳng hạn như “面白かった”(thật thú vị), “興味深かった”(yêu thích sâu sắc) và “勉強になった”(tôi đã học được).

Vì thế, tôi không viết đủ số lượng chữ trong một bài văn được yêu cầu. Tôi có thể nhớ rất rõ sự đau khổ khi không biết làm thế nào để có thể kiếm số lượng từ đó.

Tuy nhiên, nếu là bây giờ, tôi nghĩ tôi hoàn toàn không gặp chút vấn đề nào. Vì tôi hiểu được cách thu thập tư liệu của bài văn, thậm chí là văn cảm nhận của buồi thuyết trình và buổi huấn luyện.

Nói thẳng ra thì điều quan trọng ở đây là ghi chú. Người đọc sẽ là tổ chức chủ trì hoặc ông chủ trong công ty, vì vậy, dù bạn chỉ viết cảm nhận thôi, cũng không được truyền tải thẳng thắn đến người đọc sự thật.

Chính điều đó, người đọc sẽ cho rằng đây không thể là kinh nghiệm gián tiếp của người viết, ở những chỗ cảm nhận bạn chỉ viết “面白かった”(thật thú vị), “ためになった”(thật là có ích).

Điều quan trọng là viết báo cáo, bài cảm nhận cần viết rõ ràng những điều bạn đã nghe, đã thấy ở buồi thuyết trình và buổi huấn luyện.

Nội dung cảm nhận cũng không hẳn là có nhiều loại đến mức đó. Nếu là buổi thuyết trình và buổi huấn luyện thì có lẽ cùng lắm chỉ như dưới đây.

Bạn đã cảm thấy gì?
Bạn đã học được gì?
Điều gì làm bạn bất ngờ?
Bạn muốn có thêm điều ở buổi học tiếp theo?

Trong cuốn sách của tôi, “Trong kinh doanh không cần câu văn hay”, tôi có giới thiệu các ví dụ cụ thể về các câu, bao gồm cả các báo cáo kinh doanh hàng ngày, nhưng trên thực tế, tôi hầu như không cần những từ biểu đạt như vậy. Tất cả những gì bạn cần làm là xếp tư liệu. Chỉ như vậy là trở thành bài văn cảm nhận đầy đủ rồi.

Đã được chỉ định báo cáo công tác ở nhà máy địa phương

Tiếp theo, bạn hãy thử suy nghĩ bài báo cáo công tác 800 chữ. Ví dụ, khảo sát trung tâm phân phối của đối tác kinh doanh ở địa phương và tổng hợp chúng thành bài báo cáo.

Việc đầu tiên nên làm là hiểu rõ mục tiêu là gì. Các mục tiêu đó có thể là “chia sẻ thông tin nội bộ mà đầu tiên là cấp trên”, “muốn sử dụng thông tin để phát hành sản phẩm” hay “vì có lãnh đạo sẽ đi kiểm tra nên cần đi kiểm tra trước”. Tùy theo đó mà cần thay đổi nội dung phải viết.

Hãy thử suy nghĩ “chia sẻ thông tin nội bộ mà người đầu tiên là cấp trên” một cách chính thống. Dù là báo cáo công tác, điều khá quan trọng vẫn là tư liệu bằng với thực tế, số liệu và câu chuyện. Trường hợp với mục đích này, nói cách khác bạn là người thay mặt cho những người không thể đi công tác. Nếu mà như vậy, có lẽ những người không thể đi công tác đọc báo cáo, sẽ rất tốt nếu họ nắm bắt được tổng thể bức tranh của trung tâm phân phối.

Vậy thì, những người trong công ty có nhận được kinh nghiệm gián tiếp hay không? Tôi nghĩ là sẽ được nếu có thể viết “báo cáo kinh nghiệm của bản thân”.

Điều này là do báo cáo kinh nghiệm vốn là hồ sơ kinh nghiệm của những người trong bộ phận. Và vì nó là một báo cáo kinh nghiệm, bạn có thể viết ra những trải nghiệm và những gì bạn đã thấy và nghe một cách cụ thể.

Ví dụ, nội dung như thế này:

Phương pháp di chuyển từ trụ sở chính và tình trạng phương tiện vận tải
Dữ liệu của thành phố trực thuộc tại địa phương
Trạng thái nhà ga của trung tâm
Phương pháp vận chuyển từ nhà ga và trạng thái xung quanh
Sơ lược trung tâm phân phối
Lộ trình khảo sát
Phản ánh của người được hướng dẫn
Có khác biệt gì so với các trung tâm phân phối khác?

Thay thế thông tin bằng số liệu nhiều nhất có thể

Khi khảo sát để viết báo cáo, có 1 điều cần phải làm. Điều đầu tiên là cố gắng hết sức thay thế thông tin thành số liệu, hoặc là cố gắng thay thế những thứ có thể thay thế được bằng số liệu.

Ví dụ, ở chỗ bạn đã nói rằng “trung tâm rất đồ sộ”, thật sự thì không chạm đến trái tim của người đọc là nó đồ sộ đến mức nào. Tuy nhiên, nếu nó được viết thành “Nó có diện tích 100000 mét vuông” thì như thế nào? Hay là “Nó rộng như Tokyo Dome vậy” thì như thế nào? Chắc chắn người đọc có thể hình dung được mức độ đồ sộ của nó.

Và nó không chỉ là kích thước làm cho bạn hình dung ra độ lớn của nó. Cũng phải định lượng những cảnh có thể tượng trưng ra nó đồ sộ như thế nào. Ví dụ, cụ thể rằng “100 xe tải cỡ lớn đậu bên cạnh trung tâm và đang chờ khởi hành.”

Bằng việc thu thập nhiều thông tin có thể thay thế bởi các số liệu cụ thể như là số tiền đầu tư để biến nó thành một cơ sở hiện đại là 20 tỷ yên, và nếu bạn kết nối tất cả các băng chuyển ở trung tâm, nó sẽ dài tận 20 km thì ngay cả những người chưa bao giờ đến trung tâm cũng sẽ có thể hình dung ra hình ảnh ở trung tâm.